Бизнес-процессы предполагают разностороннюю деятельность. Не все виды работ на предприятии выполняются непосредственно за станком или в рабочем кабинете. Строительные, торговые и производственные процессы предполагают деятельность некоторых работников в удаленном от офиса порядке. Если техническую часть работы можно легко организовать с помощью средств связи и координирования из офиса, то правовую и налоговую часть приходится организовать в максимальном соответствии с требованиями закона. Отклонение от требований грозит штрафами и другими ненужными издержками.
Разъездной характер работы – что это значит?
Взаимоотношения между работником и работодателем регулируются Трудовым Кодексом РФ. В нем расписан порядок оформления работника в кадровом отделе, его права, обязанности и иные положения. Работа, предполагающая частые выезды, имеет практическое значение. В законодательстве 2018 года подобной формулировки в прямом виде нет. Однако многие компании в штате имеют сотрудников, чьи трудовые обязанности не привязаны к определенному месту и имеют разъездной характер работы.
Дополнительная информация
Кадровая служба предприятия в 2018 году должна оформить таких сотрудников с учетом их условий труда и в рамках законодательства. За правильностью оформления работников с разъездным характером работы в штат, а также за соблюдением их прав следит инспекция труда. В случае правонарушений работник может пожаловаться, а предприятие рискует попасть под штрафные санкции. С этой точки зрения важно, чтобы сотрудник с разъездным характером работы своевременно получал возмещение расходов, надбавки, премиальные и иные дополнительные выплаты.
Какая работа разъездного характера?
Готового списка разъездных работ по законодательству не существует. Причина кроется в специфике каждого из видов выездной деятельности. Например, адвокат может один день сидеть в офисе, а в другой день может разъезжать по судам и следствиям. Или другой вариант, няня может целый день работать в детском саду или приезжать на дом. При таком раскладе работодатель или кадровик уже самостоятельно определяют, какую работу отнести к категории разъездной. Перечень таких работ во внутреннем документообороте предприятия должен закрепиться специальным нормативным актом компании. Это требования статьи 57 ТК РФ .
Кроме того, условия выезда в 2018 году должны отражаться в трудовом договоре и должностной инструкции работника. Но если работник изначально работал на локальной работе, и потом перевелся на должность выездного характера, то к трудовому договору прикрепляется дополнительное соглашение, отражающее данный факт.
Есть очевидные виды работ, где нет дилеммы: исследователи природных явлений, торговые агенты, доставщики товаров, специалисты по недвижимости. Их деятельность предполагает постоянное перемещение.
ВАЖНО
Следует учитывать, что оформление трудового договора в 2018 году с отклонениями от норм закона влечет за собой финансовое наказание в виде штрафов. Например, если нарушение допущено должностным лицом, с него взимается штраф в размере 20 тысяч рублей, с индивидуального предпринимателя – 10 тысяч рублей. А юридические лица лишаются 100 000 рублей собственных денег. Неоднократное нарушение ТК влечет за собой увеличение штрафов в два раза и дисквалификацию должностного лица до 3 лет.
Оформление в Трудовом Кодексе
Дополнительная информацияОтсутствие единой должностной инструкции связано с тем, что категория разъездных работников включает разнообразные специалисты: от курьера до исследователя природных явлений. Соответственно, виды выполняемых работ также отличаются.
Базовые положения о должностных инструкциях гласят, что работодатель обязан обеспечить работника всеми необходимыми рабочими инструментами и материалами. Работник в свою очередь, несет ответственность за сохранность рабочего инвентаря. В случае поломки или утери, следует немедленно сообщить об этом непосредственному руководителю.
К сведению
Базовым требованием является обеспечение безопасных условий труда работника. Работа с разъездным характером в этом не исключение. К особой категории относятся работники инкассаторской службы, предполагающие повышенную материальную ответственность. В этом случае работодатель обязан обеспечить сотрудников такими средствами безопасности как бронежилет и табельное оружие. Работники, за которыми закреплено табельное оружие, несут полную ответственность за его применение.
Доплаты и надбавки
Доплаты и надбавки за работу с разъездным характером в 2018 году не предполагают особых положений в законе. Вся власть в руках работодателя, и он вправе регулировать вопрос заработной платы, фиксируя это внутренними нормативными документами компании.
На практике встречается, когда разъездная работа оплачивается по часам. В таких случаях для корректности начисления следует регулярно вносить отметки в графике учета.
Особо стоит отметить компенсацию расходов. Согласно статье 168.1 , установлен перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем. Это следующее:
- Расходы на проезд, если собственный транспорт, то доплаты на ГСМ;
- Аренда жилья или проживание в гостинице;
- Суточные выплаты;
- Привлечение третьих лиц на помощь в рабочих целях;
- Иные затраты, имеющие отношения к служебным обязанностям работника.
Следует учитывать, что такие внештатные расходы как привлечение третьих лиц или, например, представительские расходы должны предварительно согласоваться с руководством. Точный перечень и порядок возмещения находит отражение во внутреннем документообороте.
В 2018 году выделяются два способа возмещения:
- в виде надбавки к основному окладу;
- на основе авансового отчета работника, который включает в себе все чеки и квитанции по расходам.
Оформление расходов при разъездном характере работы
Расходы работников разъездного характера должны быть подкреплены соответствующими документами. Кроме того, документооборот предполагает также определенный перечень документов, на основе которых возмещаются эти расходы. К таким документам относятся:
- коллективный трудовой договор, в котором должны быть указаны обязательства работодателя о возмещении понесенных работником расходов;
- подписанные трудовые соглашения и приложения к ним, указывающие на факт разъездного характера работы;
- внутренние нормативные документы предприятия, в которых определен список разъездных рабочих, их обязанности, размеры расходов и методы их компенсации и прочая информация.
Если все документы оформлены правильно, то у представителей инспекции труда и иных фондов не будет претензий относительно правомерности трудовых взаимодействий работодателя и работника.
Табель
Отличие разъездного характера работы от командировки
Как мы уже выяснили, разъездной характер работы не относится к категории командировки, а предполагает выполнение рабочих обязанностей без привязки к определенному месту. Обязательным условием в 2018 году является указание в трудовом договоре или в приложении к нему такого положения. Если того и другого нет, то поездка в другой регион может классифицироваться как командировка. В таком случае используются такие внутренние документы как:
- маршрутный лист;
- путевый лист;
- дневное задание.
В этих документах расписываются цели поездки, сроки и расходы. Работник обязан сохранить эти документы, так как по ним составляется отчет перед бухгалтерией. Если расходы на поездку оплачены заранее в виде наличных средств, то к итоговому отчету должны быть приложены все квитанции и чеки.
Нюансы
Трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками, выполнение служебных обязанностей которых связаны с непрерывными выездами, регулируются статьями и ТК РФ. Эти нормы призваны задавать основную форму регулирования рабочего процесса. Внутреннее оформление и прочие нюансы предоставлены на выбор работодателя и работника. Здесь единственно важным условием остается необходимость определения характера работы во внутреннем документообороте.
Трудовой Кодекс РФ не содержит большого количества противоречий и двойственных положений, как например, Налоговый Кодекс. Наоборот, он учитывает все нюансы трудового процесса и отвечает требованиям современности. В связи с этим, в 2018-году принципиальных изменений в нем не намечается. Также неизменным остается одно правило – оформление документов в рамках законодательство является залогом успешности и хорошей репутации предприятия перед государством.
Разъездной характер работы потребует от кадрового работника определенных навыков при оформлении сотрудника. Кроме того, потом придется каждый раз составлять документы для служебных поездок.
Из статьи вы узнаете:
Работы разъездного характера
Действующее законодательство о труде содержит следующее описание работ, имеющих разъездной характер: к ним относятся виды профессиональной деятельности, которые предполагают, что все основные трудовые функции работника исполняются им вне своего стационарного рабочего места. Такое определение на первый взгляд выглядит вполне четким и понятным. Однако на практике работники кадровых служб нередко сталкиваются с необходимостью отграничения понятия разъездной работы от смежных терминов.
Наиболее часто такие проблемы возникают в отношении работ, предполагающих регулярные поездки сотрудников. Действительно, у таких случаев есть общие черты: например, сотрудники регулярно отсутствуют в месте расположения организации в связи с выполнением своих должностных обязанностей, а их поездки, безусловно, носят служебный характер. В этой ситуации работодатели подчас задаются вопросом: нужно ли оформлять такие поездки каждый раз как отдельные командировки , или стоит установить разъездной характер работы водителей, бортпроводников и других сотрудников, которые постоянно находятся в дороге.
Скачайте документы по теме:
Ответ на этот вопрос во многом зависит от специфики трудовой деятельности конкретного работника. Дело в том, что командировка предполагает поездку для выполнения рабочих задач, которая длится в течение определенного промежутка времени. Тогда как работа разъездного характера по определению не может иметь четких временных границ, поскольку в принципе осуществляется в дороге, и прекращение таких поездок возможно только вместе с прекращением трудовых отношений .
Узнать подробности вы можете в нашей статье .
Признаки разъездного характера работ
Общие основания для обозначения разъездной характер работы в ТК РФ зафиксированы в ст. 168.1. Для того чтобы понять, относится ли профессиональная деятельность конкретного сотрудника к работе разъездного характера, удобно провести ее анализ на предмет соответствия нескольким основным признакам такой работы и уже затем принять окончательное решение. В частности, к таким признакам относятся:
отсутствие у сотрудника постоянного рабочего места, поскольку его трудовые задачи выполняются в различных местах в зависимости от текущих задач компании;
ежедневное или практически ежедневное возвращение работника на свое постоянное место жительства, то есть отсутствие необходимости длительного выезда в другую местность;
расходование значительной части рабочего времени на перемещение к месту выполнения работ в соответствии с задачами компании;
специфический характер трудовой деятельности на основном рабочем месте в пределах организации, который преимущественно связан с подготовкой к выполнению основных трудовых задач в местах, требующих выезда сотрудника за пределы места нахождения компании;
иные признаки, свидетельствующие о необходимости выполнения регулярных поездок в интересах работодателя.
Для того, чтобы признать работу имеющей разъездной характер, совсем не обязательно, чтобы она соответствовала всем перечисленным признакам одновременно. Если вы сомневаетесь, идет ли речь о разъездной работе в Вашем конкретном случае, прочтите .
Оформление разъездного характера работ
Разъездной характер работы - это особые условия осуществления трудовой деятельности, которые требуют надлежащего документального оформления, имеющего целью в том числе соблюдение трудовых прав работников. Процедура такого оформления несколько более сложна, чем оформление обычного офисного трудоустройства. Однако опытные специалисты кадровых служб сходятся во мнении, что это значительно проще, чем составлять документы для направления сотрудников в командировку. Узнайте, почему они придерживаются такой точки зрения, прочитав наш материал .
Установление разъездного характера работы
На сегодняшний день четкий перечень профессий и специальностей, имеющих разъездной характер работы, в Трудовом кодексе или других нормативных документах отсутствует. Поэтому полномочия в области отнесение тех или иных должностных позиций к числу имеющих разъездной характер работы всецело принадлежат работодателю. На практике ему необходимо издать локальный нормативный документ , в котором будет содержаться исчерпывающий перечень должностей организации, имеющих разъездной характер работы.
Обратите внимание! Если для конкретного сотрудника установлен разъездной характер работы, работодателю нет необходимости каждый раз оформлять приказ о направлении его в служебную поездку.
При этом не только содержание, но и форма такого документа определяются работодателем самостоятельно. Чаще всего для этих целей в компаниях применяется один из следующих видов документов:
В случае если для фиксации разъездного характера работы сотрудников в компании принято соответствующее положение, его необходимо утвердить приказом за подписью руководителя организации. При этом в таком документе нужно прописать ключевые условия установления разъездного характера работ для конкретной должностной позиции или их группы. Узнайте, какие положения следует включить в этот документ, в нашем материале .
Оформление трудового договора
Положения ст.57 ТК РФ требуют, чтобы при заключении трудового договора с работником работодатель указал в этом документе все существенные условия его трудоустройства, способные оказать влияние на эффективность выполнения им поставленных трудовых задач. При этом в данном разделе Трудового кодекса прямо указано, что необходимо фиксировать разъездной характер работы в трудовом договоре, поскольку он относится к таким обязательным условиям.
Отметим, что дополнить трудовой договор уже работающего сотрудника новым условием (о разъездной работе) можно по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ) или по инициативе работодателя в порядке ст. 74 ТК РФ с предварительным уведомлением и при наличии соответствующих оснований: их перечень приведен в нашем материале . Отметим, что по общему правилу, названия должностей работодатель определяет по собственному усмотрению.
Оформление документов при выполнении работником служебных обязанностей
Во многом процедура оформления трудовой деятельности сотрудников, которым установлен разъездной характер работы, является более простой, чем оформление служебных командировок. В том числе из-за отсутствия необходимости формирования некоторых специальных документов, таких как командировочные удостоверения и прочее.
Вместе с тем это не означает, что работник, выполняющий трудовые обязанности вне организации, не должен вести никакой отчетности о своей деятельности. Как правило, ему вменяется в обязанность оформление документов, подтверждающих маршрут и цель служебной поездки, а также ее результаты. При этом конкретный перечень и требования к разработке таких документов устанавливаются работодателем самостоятельно. В нашей статье мы приводим достаточно несложный, но вместе с тем исчерпывающий перечень таких документов, который будет удобен компании для учета работ сотрудников, постоянно находящихся в разъездах.
Направление сотрудника с разъездным характером работы в командировку
Установление разъездного характера работы для сотрудника не означает, что его нельзя направить в командировку. Согласно положениям ТК и судебной практике, это нужно сделать в случае, если обстоятельства конкретной поездки существенно отличаются от обычных условий его работы, а само поручение носит разовый характер. В этом случае служебная поездка оформляется в соответствии со стандартными правилами направления в командировку, и понесенные расходы оплачиваются согласно порядку, установленному для командировок. В нашем материале мы приводим конкретный пример такой ситуации.
Возмещение расходов при разъездном характере работы
Как правило, необходимость регулярных служебных поездок при разъездном характере работы предполагает осуществление сотрудником определенных расходов, связанных с перемещением к месту выполнения работ и обратно, а также собственно решением стоящим перед ним трудовых задач. Поэтому действующее трудовое законодательство справедливо возлагает на работодателю обязанность по возмещению таких расходов, поскольку они фактически осуществляются сотрудником в его интересах.
Общие принципы возмещения расходов, осуществляемых в связи с разъездным характером трудовой деятельности, схожи с порядком возмещения расходов в командировках. При этом, однако, командировка чаще всего является для организации и сотрудника своего рода разовой ситуацией, которая требует оформления значительного количества документов. При разъездном характере работы расходы, связанные со служебными поездками, приходится возмещать регулярно. Поэтому для такой ситуации можно предусмотреть упрощенный порядок осуществления отчетности работником - например, можно обязать его предоставлять отчетные документы один раз в неделю или даже один раз в месяц. В этом материале мы рассказываем, как оформить такие правила для сотрудников с разъездным характером работы.
Расходы, подлежащие возмещению
Ст. 168.1 ТК РФ содержит конкретный перечень статей расходов, связанных с разъездным характером работы, которые подлежат возмещению работодателем. К ним относятся:
- траты на проезд к месту выполнения необходимых работ и возвращению к месту нахождения организации. При этом, однако, работодателю не вменяется в обязанность оплата времени в пути до работы, если он добирается до работы на общественном транспорте, служебном транспорте, который перевозит сотрудников по определенному маршруту, личном или служебном автомобиле и тому подобное;
- расходы на проживание в месте выполнения работ;
- расходы на обеспечение потребностей сотрудника в связи с его отъездом, которые часто называют суточными;
- другие виды расходов, которые работник осуществил с ведома и согласия уполномоченного представителя работодателя.
В указанной статье зафиксировано право работодателя на самостоятельное определенное размера и правил возмещения расходов по этим статьям, в том числе определения других типов расходов, подлежащих возмещению. Таким образом, организация может предусмотреть возможность право работника получать возврат денежных средств и по другим видам трат, кроме проезда, проживания и суточных. Мы расскажем, как можно использовать такую возможность на практике, в этом материале .
Ограничения на возмещение расходов
Примечательно, что четкие правила возмещения расходов в служебных поездках, содержащиеся в актуальных нормативных документах, касаются преимущественно командировок. А вот пределы и условия возмещения трат и других выплат сотрудникам при работах разъездного характера определяются работодателем самостоятельно: например, он может по своему усмотрению установить доплаты водителям за разъездной характер работы. Ознакомьтесь с нормативной базой, предоставляющей работодателю такие полномочия, в нашем материале .
Таким образом, установление размера суточных при разъездном характере работ определяется исключительно принципом целесообразности, причем в понимании работодателя. При этом, как отмечается в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, ограничение их размера для целей обложения НДФЛ применяется только для командировок. Однако для того, чтобы избежать начисления НДФЛ на суточные при разъездном характере работы, необходимо правильно оформить соответствующие документы, обеспечив соблюдение следующих условий:
Скачать в.doc
Скачать в.doc
В Трудовом Кодексе РФ нет разъяснения понятия “разъездной характер работы”. Также не существует списка работ имеющих разъездной характер. Тем не менее, многие предприятия имеют сотрудников, которые не относятся к офисным или не имеют территориальной привязки. Оформление таких сотрудников должно учитывать особенности их труда и не должно противоречить требованиям ТК.
Кадровику важно, чтобы “разъездной” сотрудник не имел повода обратиться с жалобой в трудовую инспекцию, если вдруг заподозрит ущемление своих прав . По этой причине следует грамотно оформить сотрудника, разъяснить ему нюансы оформления и проследить, чтобы этот сотрудник получал возмещение расходов, а также имел положенные надбавки за разъездной характер работы.
Юридические основания
Первый документ, на который кадровик должен опираться, это статья 168.1 Трудового Кодекса РФ. Эта статья относится к главе 24, определяющей гарантии сотрудникам, которые выезжают в служебные командировки, а также осуществляют служебные поездки.
Обратите внимание на то, что в ТК РФ есть статья 168, которая определяет возмещение расходов на служебные командировки. Раньше служебные поездки “закрывали” как раз через командировки. Однако статья 166 ТК дает строгое определение командировки как выполнение служебного поручения вне места постоянной работы в течение определенного срока.
Важно
Не в течение одного рабочего дня, а в течение определенного срока .
С какого-то момента возникло противоречие между командировками и работой, имеющей постоянный разъездной характер. Противоречие возникло на почве НДФЛ и страховых взносов, суммы которых при оплате командировочных можно снизить.
Для устранения противоречия был подписан федеральный закон № 90 от 30.06.2006 года, которым в главу 24 ТК для описания возмещения расходов как раз при работе разъездного характера, была внесена статья 168.1.
Важно
Если работа сотрудника имеет разъездной характер, оформлять возмещение расходов командировками на один день нельзя . Суммы налогов будут доначислены и к ним будут присовокуплены пени и штрафы.
Вернемся еще раз к различиям между командировками и разъездным характером работы. Если командировка связана с выездом на другую территорию и возвратом через сутки и более, то разъездная работа также предполагает выезд на другую территорию, но с возможностью возврата домой в тот же день или с задержкой на другой территории до нескольких дней.
Стоп. Но это же практически одно и то же, скажете вы и будете правы. Законодатели тоже столкнулись с данным противоречием и, поскольку в ТК или каком-либо другом документе не были определены критерии разъездного характера работы, Роструд в своем письме №4209-ТЗ от 12 декабря 2013 года их и определил . Это второй документ, на который следует опираться кадровику при оформлении сотрудников на работу.
Вот критерии, которые должен иметь в виду кадровик при оформлении сотрудника на работу с разъездным характером:
- разъездной характер работы в обязательном порядке должен быть зафиксирован в трудовом договоре;
- порядок, а также размер возмещения расходов при разъездном характере работы должны быть зафиксированы в трудовом (коллективном) договоре, а также в соответствующих локальных нормативных документах;
- перечень работ и должностей, связанных с разъездным характером, должны быть зафиксированы в договорах или локальных актах и не должны иметь неоднозначных трактовок.
Кадровик также должен иметь в виду, что разъездной характер работы будет иметь место только в том случае, когда поездки сотрудника будут носить постоянный характер, а не разовый или эпизодический. К сказанному как различие между командировкой и разъездным характером можно отметить, что “разъездной” работник имеет возможность возвращаться к месту жительства каждый день.
В качестве примера можно привести работу водителя-экспедитора или торгового представителя на территории, которая располагается за городом.
Как оформить сотрудника на разъездную работу
Учитывая сам текст статьи 168.1, а также внушительный комментарий к ней, ограничений для работодателей по установлению перечня работ разъездного характера нет. Трудовой кодекс лоялен, однако список работ и должностей в обязательном порядке должен быть зафиксирован либо в трудовом (коллективном) договоре, либо в локальных нормативных актах предприятия. То есть все должно быть зафиксировано и скреплено подписями сторон.
Немаловажно, что официальное оформление “разъездных” сотрудников в материальном плане выгодно как самому работнику, так и работодателю. Такому работнику не нужно при каждом выезде (как в случае с командировками) оформлять поездки и выплачивается зарплата, а не средний заработок. Да, надбавки имеют место, но это зарплата.
Не забудьте в процессе оформления трудового договора установить территорию (при необходимости сменить маршрут введите его дополнительным соглашением к трудовому договору), которая будет подконтрольной сотруднику. Причем установить ее можно путем обозначения города, а можно путем указания географического положения местности.
Внимание
Поскольку разъездной характер работы закреплен документально (трудовой договор, ЛНА), то оформлять приказ на командировки не нужно.
Возмещение расходов при разъездном характере работы
Естественным образом “разъездной” работник вынужден в процессе своей деятельности производить необходимые траты на обеспечение
выполнения задачи, поставленной работодателем. То есть затраты производятся в интересах работодателя. По этой причине статьей 186.1 ТК вводятся гарантии возмещения этих затрат на законодательном уровне.
Список возмещаемых расходов определен:
- расходы на проезд;
- расходы на жилье;
- расходы на обеспечение проживания (суточные или полевое довольствие);
- расходы по согласованию с работодателем для обеспечения выполнения задания.
Размеры и порядок возмещения указанных расходов должен быть отражен в нормативных документах предприятия (в трудовом договоре, соглашении или в ЛНА). Кроме этого, в тех же документах должен быть указан перечень подтверждающих расходы документов (проездные билеты, акты списания бензина при использовании личного автотранспорта, квитанции оплаты гостиницы и пр.).
Отдельно обратите внимание на разработку и согласование с сотрудниками возмещение расходов при использовании личного автотранспорта:
- бензин,
- покупка запчастей, взамен вышедших из строя,
- амортизация.
Как правило, стратегия возмещения обсуждается между руководителем предприятия, юристом, бухгалтером, а затем предлагается сотруднику. И связующим звеном чаще всего выступает кадровик, который окончательно фиксирует договоренности в ЛНА.
Важно
Понятие компенсации, сформулированное в статье 164 ТК, показывает, что выплаты, направленные на возмещение расходов при разъездном характере работы, являются компенсационными .
Надбавки за разъездной характер работы
При оформлении “разъездных” сотрудников следует иметь в виду, что их работа связана с условиями, отклоняющимися от нормальных. Например, сотрудник для попадания в дальнюю точку маршрута к началу рабочего дня партнера должен выехать, например, в 5 часов утра. А вернуться к месту проживания (попросту домой) сможет только около десяти вечера. Это нормальные условия?
Эти “другие условия” описаны в ТК РФ в статье 149, в которой указано, что за отклонение от нормальных условий работы сотрудник должен получать соответствующие выплаты, которые не должны быть меньше, чем указано в нормах трудового права. Платить “не меньше” означает, что работодатель может самостоятельно назначит адекватную надбавку.
Напомним, что в свое время действовало Постановление Минтруда РФ № 51 от 29 июня 1994 года, определяющее величину надбавки за разъездной характер работы. Затем в 2004 году оно утратило силу, а вместо него было выпущено Постановление Минтруда № 60 от 26 апреля 2004 года.
Поскольку надбавки работодатель может устанавливать исходя из собственного понимания сложности разъездной работы, кадровик обязан напомнить руководителю о налогообложении этих выплат. Больше выплаты – больше суммы налогов. То есть сумма надбавки должна быть сбалансирована между желанием администрации отблагодарить сотрудника за сложные условия работы и желанием минимизировать налоги.
В процессе оформления на работу “разъездного” сотрудника необходимо:
- определить размер надбавки за характер работы;
- зафиксировать утвержденный размер надбавки в договорах или ЛНА.
Для определения размера надбавки можно воспользоваться материалами Постановления Минтруда № 51. Хотя оно и утратило силу, но в качестве ориентиров подходит.
В пункте 2 Постановления № 51 указано:
- если разъездная работа выполнялась более 12 дней в месяц, то надбавка выплачивается в размере до 20% от месячной тарифной ставки;
- если разъездная работа составляла менее 12 дней в месяц, то надбавка выплачивается в сумме до 15% тарифной ставки.
Указанные цифры являются ориентиром , однако в каждом конкретном случае работодатель волен установить свои надбавки, лишь бы они не были ниже, чем требует трудовой кодекс.
Во многих организациях для обеспечения их нормальной работы требуется направлять сотрудников в другие населенные пункты для решения служебных вопросов. Таковыми могут быть переговоры с партнерами или потребителями продукции, оказание услуг по обслуживанию приобретенной техники, курьерская деятельность и т.д. О том, как оформить разъездной характер работы сотрудников, речь пойдет в этом обзоре.
Разъездная работа: что это?
В Трудовом кодексе предусмотрены два вида работы, связанных с поездками работников, это:
- Командировки по служебным делам.
- Собственно разъездная работа.
Норм, которые регулируют разъездной способ организации работы, в действующем российском праве немного. В частности, это ст. 57 и 168.1 ТК РФ . Однако ни первая, ни вторая статья не дает точного определения данной деятельности и не описывает, как она должна быть организована.
Ситуация еще более усложняется, если за решением вопроса обращаться к отраслевым или более старым, еще действующим советским правовым актам, потому что они трактуют разъездную работу только применительно к своим особенностям.
Кроме того, трудовое законодательство не имеет ограничений по должностям и специальностям, к которым можно применять критерии отличий разъездной работы. Поэтому, основываясь на общих положениях действующих норм права, можно утверждать, что наиболее правильным подходом будет выяснение критериев отличий разъездной работы от командировок. Сравнить их можно в следующей таблице:
| Критерии | Поездки носят систематический (регулярный) характер | Поездки носят эпизодический характер |
| Нормы Трудового кодекса РФ | Ст. 57, ст. 168.1 ТК РФ | Ст. 166-168 ТК РФ |
| Характер деятельности | Выполнение трудовых обязанностей в полном объеме, предусмотренном договором | Выполнение конкретных поручений нанимателя |
| Способы оплаты | Согласно трудовому договору | Средний заработок |
| Документирование и оформление | Может устанавливаться нанимателем по своему усмотрению | Требует обязательного издания локального акта (приказа) |
| Статьи возмещения затрат |
|
|
| Способы возмещения затрат |
|
|
Таким образом, для компаний, использующих в своей практике разъездную работу, лучшим решением для руководителя будет установление правил такой деятельности в локальных нормативных актах (приказ о разъездном характере работы) или работников. В этом случае наниматель сможет компенсировать затраты сотрудников в соответствии с нормами действующего законодательства, выбирая наиболее оптимальный с экономической точки зрения вариант.
Возмещение расходов
Обязанность нанимателей возмещать сотрудникам расходы на разъездную работу следует из ст. 168.1 ТК РФ . Однако имеется и иной способ возмещения, при котором работодатель выплачивает сотруднику определенную надбавку к окладу, устанавливаемую внутренними приказами. Такой способ, кроме прочего, существенно упрощает документооборот.
Возмещение затрат сотруднику на основании представленных им документов предполагает, что работник по возвращении из поездки обязан предоставить:
- Железнодорожные или авиабилеты, автобусные проездные документы, квитанции или чеки (при использовании служебного автотранспорта).
- Документы или кассовые чеки из гостиниц, исполненные на бланках установленной формы.
Данный способ учета расходов при разъездной работе наиболее часто используется при длительных служебных поездках.
Отметим, что документально подтвержденные затраты не подлежат налогообложению по НДФЛ и страховым взносам (письма МФ РФ № 03-04-06/1626 и МТ РФ № 17-4/В-462).
Наниматель имеет право самостоятельно устанавливать перечень документов, представляемых работником для отчетности, и порядок согласования таких поездок с руководством.
В том случае, когда сотрудник компании исполняет служебные обязанности в разъездном режиме в пределах одной местности, чаще всего в компаниях принимается решение об установлении надбавок. Это обусловлено непродолжительным характером поездок, незначительной величиной расходов на транспорт и возможностью относительно точно прогнозировать такие расходы.
Величина предоставляемой надбавки законодательством не оговаривается, поэтому наниматели могут ее устанавливать по своему усмотрению, в соответствии с условиями экономической целесообразности. На практике применяется подход, при котором работникам возмещаются не только обязательно установленные законом расходы, но и прочие, которые он имел за период нахождения в служебной командировке.
При закреплении данного вида работы в трудовом договоре с сотрудником оптимальным способом является заключение дополнительного соглашения.
Приказ о таком режиме трудовой деятельности должен как можно более точно излагать ее характер. Целесообразность нормативного документа объясняется необходимостью ознакомления других должностных лиц организации о возможных статусах работников, привлекаемых к данным работам.
Есть отдельные категории сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер или осуществляется в пути. Согласно нормам Трудового кодекса, работодатель обязан возмещать им расходы, связанные со служебными поездками. комментируемом письме указано, что суммы компенсаций работникам, чья постоянная работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных коллективным договором или локальными нормативными актами. Такие затраты можно учесть и в целях налогообложения прибыли. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 25.10.13 № 03-04-06/45182)
Разъездной характер работы: правовое регулирование
Трудовой кодекс оперирует таким понятием, как «разъездной характер работы», однако не содержит его конкретного определения. Какую же именно работу тогда считать разъездной?Суды не раз отмечали, что это работа, которая предполагает постоянные служебные поездки. То есть сотрудник выполняет работу вне офиса. К данному выводу пришел, например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 06.12.04 № А26-8850/03-21. Так, разъездной признается работа водителя или курьера.
Специалисты Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.09 № 22-2-3644 указали, что, поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно.
Для некоторых отраслей, например для строительства, определение разъездного характера работы закреплено в отраслевых соглашениях.
В Федеральном отраслевом соглашении* дано следующее определение: разъездной характер работ в строительстве предусматривает выполнение их на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с чем работники осуществляют поездки в нерабочее время от местонахождения работодателя (пункта сбора) до места работы на объекте и обратно.
* Федеральное отраслевое соглашение по строительству и промышленности строительных материалов Российской Федерации на 2011-2013 годы.
Обращаем внимание, что не следует путать разъездной характер работы со служебными командировками - поездками работника по распоряжению работодателя на конкретный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В статье 166 ТК РФ прямо сказано, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Таким образом, разъездной характер работы подразумевает выполнение должностных обязанностей вне офиса. Более четкой формулировки законодательство не содержит. Организация самостоятельно (с учетом специфики деятельности) устанавливает перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер.
В том случае, если работодатель затрудняется с ответом на вопрос, является ли деятельность сотрудников, занимающих определенные должности, работой, имеющей разъездной характер, специалисты главного финансового ведомства рекомендуют обращаться с запросом в Министерство труда и социальной защиты РФ.
Гарантии и компенсации при разъездах
Для персонала с разъездным характером работы Трудовой кодекс предусматривает ряд дополнительных гарантий и компенсаций.
Так, если работа носит разъездной характер, то на основании трудового договора, локального нормативного акта может выплачиваться надбавка.
При установлении размера такой надбавки необходимо руководствоваться:
- Положением о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве (утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ЦСПС от 01.06.89 № 169/10-87);
- Перечнем профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков (утв. постановлением Совмина РСФСР от 12.12.78 № 579);
- отраслевыми соглашениями.
Кроме того, в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работодатель обязан возмещать таким работникам следующие расходы:
- на проезд и проживание во время служебной поездки;
- суточные;
- иные расходы, которые связаны с разъездным характером работы.
Перечень расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам за разъездной характер работы, надо прописать в локальном нормативном акте, коллективном или трудовых договорах.
Документальное оформление
Рассмотрим, какие документы требуется оформить работодателю, для того чтобы выплата компенсаций тем лицам, чья работа носит разъездной характер, были признаны обоснованными.
1. Трудовой договор. В соответствии со статьей 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре. Кроме того, разъездной характер работы также нужно закрепить в должностной инструкции работника.
2. Положение о разъездном характере работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.
3. Должностные инструкции. В должностных инструкциях тех специалистов, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, необходимо указать, что их постоянная работа носит разъездной характер. И в этом случае оплата проезда, проживания и суточных будет считаться обоснованным расходом.
4. Документы, подтверждающие расходы. Стоимость проезда и проживания должна подтверждаться билетами на транспорт и счетами гостиниц. Суточные выдаются за каждый день служебной поездки, поэтому следует составить приказ, прописав в нем, сколько дней продлится служебная поездка.
НДФЛ: порядок налогообложения компенсации расходов
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. В данную категорию необлагаемых выплат попадают и суммы возмещения расходов персоналу с разъездным характером работы.Как отмечалось выше, статья 168.1 ТК РФ содержит перечень затрат, которые работодатель обязан компенсировать работнику. Напомним, что в коллективном или трудовом договоре, ином локальном нормативном акте работодатель устанавливает конкретный перечень возмещаемых расходов, а также суммы возмещения.
Таким образом, как сообщает главное финансовое ведомство в комментируемом письме, выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных соглашениями, трудовым или коллективным договором либо иными локальными актами организации.
Налог на прибыль: возможность признания в расходах сумм возмещения затрат
На вопрос о возможности признания в расходах, учитываемых для целей налогообложения прибыли, сумм возмещения затрат, связанных со служебными поездками, Минфин России дает положительный ответ. И опять же указывает на то, что в расходах могут быть учтены только компенсации, предусмотренные соглашениями или локальными нормативными актами.Суммы компенсаций, по мнению чиновников главного финансового ведомства, подлежат включению в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
