Регламент проведения тендера. Участие в тендерах: пошаговая инструкция, необходимые документы, условия

Предприятиям или частным лицам, принявшим решение поучаствовать в тендерных торгах, следует изучить большое количество правил, знание которых в дальнейшем потребуются всем желающим поучаствовать в аукционе. В основном, правила проведения тендера разъясняют консультанты со стороны организатора. Связаться с ними можно по номерам телефонов, которые указываются в тендерной документации.

Порядок организации аукциона

К общим положениям относительно организации таких мероприятий в первую очередь относится то, что принимать в них участие имеют право частные предприниматели и юридические люди вне зависимости от гражданства. Однако если в сделке участвует компания из другой страны, то составление и подписание конечной документации по завершении аукциона на территории России должно проводиться в соответствии с законами РФ.

Для участия необходимо подать заявку, оформленную на русском языке, по форме, которая прилагается к тендерной документации. Подавая заявку на участие в аукционе, заявитель подтверждает, что он ознакомлен с правилами участия в данных мероприятиях и обязуется их соблюдать. Если в процессе конкурса участник отклоняется от установленного порядка, то он отстраняется от участия, и его предложения не будут рассматриваться в подведении итогов.

Обязанности и права тендерной комиссии (организатора аукциона)

Работа комиссии должна основываться на уставе предприятия, Гражданском кодексе и Конституции РФ. Кроме этого, ответственный за организацию конкурса обязан действовать в соответствии с регламентом «Об организации и проведении тендерных и конкурсных мероприятий».

В основные функции комиссии входят:

составление документов;
оповещение о начале аукциона всех участников тендера;
сбор заявок от потенциальных участников;
рассмотрение вопросов от конкурсантов, которые подали заявки, относительно будущего регламента мероприятия;
квалификация участников исходя из предоставленной тендерной и прочей документации;
анализ и оценивание предложений;
подведение итогов тендера и объявление победителя.

Организатор торгов имеет право самостоятельно принимать решение о продлении срока, на протяжении которого компании могут подавать заявки на участие в аукционе. В случае необходимости комиссия по тендерам может в любой момент потребовать у участников разъяснение какой-либо информации в предоставленных документах или исправления неточных формулировок, обнаруженных в них. Если участник отказывается исполнять просьбы организатора, то он отстраняется от торгов.

Также, стоит знать, что организатор не обязан возмещать участникам торгов какие-либо материальные расходы, понесенные ими в ходе тендерных мероприятий и имеет право отклонять заявки без объяснений.

Правила составления и предоставления квалификационных документов

В правила проведения тендеров входит правильное оформление и предоставление организатору всей необходимой документации и предложений. Все квалификационные документы и предложения должны быть переданы секретарю комиссии в двух конвертах, к которым прилагается опись вложений, отштампованных штампом компании и подписанных ее владельцем. Оба запечатанных конверта вскрываются только представителем тендерной комиссии в присутствии владельца предприятия или его доверенного лица, после чего вложения сверяются со списком документации, необходимой для участия.

В том случае, если список документов неполный или не соответствует регламенту конкурса, секретарь тендерной комиссии обязан отказать заявителю и вернуть ему конверты.

Квалификация участников аукциона

Все требования, которые могут предъявляться к участникам торгов, содержатся в квалификационных документах или любых других бумагах, имеющих отношение к привлечению предложений по аукциону. Оценивать претендентов должна организационная комиссия. Этот процесс обязательно основывается на анализе тендерных документов. Оценивание и подведение итогов выполняется без присутствия участников.

Подведение итогов торгов и определение победителя

Победителем тендерных мероприятий становится тот конкурсант, который, по мнению организатора, смог предоставить наилучшее предложение относительно предмета торгов. Лучшее предложение должно соответствовать совокупности следующих параметров:

цена;
квалификация;
график работ и проведения платежей.

Иногда для принятия окончательного решения организатор торгов может потребовать у желающих поучаствовать дополнительную информацию. Если после объявления итогов аукциона будут обнаружены какие-либо несоответствия или скрытые факты, которые противоречат правилам проведения тендера, то победитель снимается с участия в торгах. Новый победитель будет определен в течение пяти рабочих дней.

Если конкурсанта тендерного мероприятия не удовлетворяет решение организатора относительно выбора победителя, то он имеет право обратиться к руководителю компании и написать на его имя соответствующее заявление.

Изменение требований к проведению аукциона и отмена торгов

Любая компания может на протяжении двухнедельного срока после подачи заявки на организацию тендера изменить условия по отношению к участникам аукциона или вовсе отменить проведение торгов. Оповещение об отмене мероприятия делается тем же способом, которым конкурсанты были проинформированы о начале. Если организатор тендера получил только одну заявку на участие в торгах, то он обязан отменить их и объявить начало нового аукциона.

Многоэтапные конкурсы – это одна процедура, поэтому предложения из первого этапа конкурса включены в итоги следующих этапов.

На основе исходного тендера (первого этапа) можно создать последующие этапы торгов (до 10 этапов в общей сложности). Итоги последнего этапа – это окончательный сводный документ по всем предложениям к конкурсу.

Если подобная схема проведения многоэтапных конкурсов организатора не устраивает, то можно открывать второй и последующие этапы как самостоятельный конкурс без привязки к первому этапу.

На первом этапе проводятся открытые типы тендеров: открытый тендер, открытый аукцион, запрос котировок.
На втором и следующих этапах проводятся чаще закрытые типы тендеров: закрытый тендер, закрытый редукцион.
Однако, организатор вправе выбрать любой тип конкурса на втором и последующих этапах.

Таким образом, возможны следующие варианты типов тендеров для первого и последующих этапов :

открытый тендер → любой тип конкурса, рекомендуемый: закрытый редукцион или закрытый тендер;
запрос котировок → любой тип конкурса, рекомендуемый: закрытый редукцион или закрытый тендер;
открытый аукцион → любой тип конкурса, рекомендуемый: закрытый редукцион или закрытый тендер.

Закрытие первого этапа в многоэтапном конкурсе

Если победитель не выбран и Организатор открывает второй этап, то при закрытии первого этапа конкурса это нужно указать.

Для закрытия первого этапа перейдите на вкладку конкурса «Определение победителя». В поле Победитель выберите из предложенных вариантов «Закупка не проводилась». В комментарии укажите, например, «Конкурс закрыт с определением победителя на втором этапе. Приглашаем на второй этап» → Сохранить изменения → Закрыть открытый тендер на закупку»:

Открытие второго и последующих этапов конкурса

Особенности проведения второго и последующих этапов тендера

Тендер второго и последующих этапов получает то же название, что и первый, с добавлением фразы "второй этап торгов", "третий этап торгов" и т.д.
Тендер второго и последующих этапов содержит тот же список номенклатуры, что и тендер первого этапа.
- Автоматически устанавливается максимальная цена на номенклатурные позиции последующих этапов торгов по итогам первого этапа – данная функция опциональна, на выбор организатора тендера. Максимальная цена в редукционе будет обозначена как стартовая, выше которой ценовые предложения система не примет.
- В последующих этапах недоступно добавление/удаление позиций первого этапа (иначе невозможно будет создать общий конкурентный лист).
- В последующих этапах торгов недоступно изменение количества закупаемого товара.
Изначально к последующим этапам торгов допускаются только участники первого этапа.
При этом организатор последующих этапов может на свое усмотрение удалить приглашенные компании либо вручную пригласить компании к данному тендеру.
Возможность добавления компаний предоставлена для случая, когда было внесено стороннее предложение на первом этапе и сторонняя компания зарегистрировалась в системе для участия в следующих этапах. В этом случае для корректного проведения последующих этапов необходимо будет добавить ее в список участников тендера второго и последующих этапов.
Возможность удаления компаний из списка приглашенных к следующему этапу предоставлена для случая, когда после проведения первого этапа организатор тендера принял решение допустить к следующим этапам часть компаний (например, не все компании предоставили информацию, запрошенную на первом этапе торгов, поэтому данные компании не допускаются к следующим этапам).
Компании, допущенные в итоге к участию во втором и следующих этапах, уведомляются о приглашении к участию стандартными средствами системы (таким же письмом, как если бы они были приглашены к обычному тендеру).
Возможность создать второй и следующие этапы торгов предоставляется лицам, имеющим права администратора, руководителя, специалиста учетной записи из компании-организатора тендера и любой компании, находящейся в одном с нею холдинге.
На основе исходного тендера (первого этапа) можно создать последующие этапы торгов (до 10 этапов в общей сложности).
После создания второго и следующих этапов торгов в исходном тендере первого этапа появляется ссылка на новый тендер с надписью «второй этап торгов», «третий этап торгов» и т.д. Сама ссылка на следующие этапы торгов видна всем, но доступ к ним ограничен, так как он проводится в закрытом режиме.

Предложения первого этапа учитываются в последующих этапах и влияют на отображение рейтинга, цветовой индикации и лучшей цены в следующих этапах конкурсов.

Для активации этой настройки перед открытием второго и последующих этапов конкурса перейдите на главной странице личного кабинета в левое вертикальное меню → Настройки → Управление конкурсами → Цены предыдущих этапов влияют на последующие этапы (поставьте галочку) → Сохранить (по умолчанию данная функция отключена):

Для открытия следующих этапов перейдите в конкурсе на вкладку «Этапы торгов», заполните соответствующие поля:

выберите тип тендера для следующего этапа
пригласите ко следующему этапу только победителей / всех участников
установите / снимите ограничение максимальной цены на закупаемые товары
«Создать второй (третий и т.д.)этап торгов»:

Перейдите по ссылке на новый этап конкурса (тендер находится в стадии "на формировании ") во вкладку "Общая информация" → проверьте все параметры этого этапа конкурса, при необходимости внесите изменения, комментарии, пригласите/удалите потенциальных участников

Приглашения участников во второй и следующий этап

На вкладке "Общая информация" второго и следующего этапа конкурса в поле "приглашено компаний" указано, например, "2 шт. (2 - ожидают рассылки)". Количество компаний зависит от количества участников предыдущего этапа:

Кликните по ссылке с количеством компаний. Обратите внимание , что только приглашенные в данном разделе компании смогут подать предложение ко второму этапу.
Пригласите компании из списка или выделите галочками только тех, кто будет допущен ко второму этапу (для удобства можно использовать ссылку "Выделить всех") → «Произвести рассылку»:

Во второй этап можно пригласить и компанию, не принимавшую участие в первом этапе напрямую (например, предложение от участника было внесено в первый этап управляющим закупкой в виде "стороннего предложения"). В этом случае используйте стандартный функционал приглашения компании - по нажатию кнопки "Добавить" (см. ).

Компании, приглашенные ко второму закрытому этапу конкурса увидят приглашения к личном кабинете и получат возможность поучаствовать во втором этапе конкурса:

После проверки всех параметров второго этапа конкурса кликните «Активировать»

Обратите внимание, в случае если второй этап открывается корректно (т.е. из интерфейса на основании первого этапа открывается второй этап торгов), то при поиcке по id любого этапа система найдёт сразу и первый, и второй этап конкурса:

Учет предложений первого этапа в предложениях последующих этапов

Предложения первого этапа могут учитываться во втором и следующих этапах и влиять на отображение рейтинга, цветовой индикации лучшей цены во втором этапе конкурсов.

В первом этапе конкурса подано 2 предложения по позиции:
Участник-1 - 100
Участник-2 - 200

Открыт второй этап конкурса.

Участник-1 до подачи предложения во втором этапе видит конкурс так:

доступны для просмотра лучшая цена и рейтинг предложения из первого этапа;
цветовая индикация - до участия во втором этапе не доступна;

Во втором этапе принимают участие еще Участник-3.
До подачи предложения во втором этапе Участник-3 видит конкурс так:

доступна для просмотра только лучшая цена;
рейтинг и цветовая индикация до участия не доступны;
количество участников в конкурсе=0, т.к. во тором этапе никто пока не подавал свои предложения:

Участник-1 подает во втором этапе цену 250,
Участник-3 подает во втором этапе цену 300.

После подачи предложения во втором этапе Участник-1

доступны для просмотра все опции: цветовая индикация, лучшая цена (но лучшая цена теперь - это цена Участника-2 из первого этапа, хотя во втором он не подавал предложение), свой рейтинг в конкурсе = 2

После подачи предложения во втором этапе Участник-3 видит страницу конкурса теперь так:

доступны для просмотра все опции: цветовая индикация, лучшая цена (лучшая цена теперь - это цена Участника-2 из первого этапа, хотя во втором он не подавал предложение), свой рейтинг в конкурсе = 3
количество участников в конкурсе=2 (Участник-1 и Участник-3):

Во втором этапе Участник-2 (не участвующий во втором этапе конкурса) видит страницу конкурса так:

доступны для просмотра лучшая цена и рейтинг его предложения из первого этапа;
цветовая индикация во втором этапе не доступна, т.к. Участник-2 не подал предложение во втором этапе;
количество участников в конкурсе=2 (Участник-1 и Участник-3):

Особенности конкурентного листа многоэтапного конкурса

Тендерные предложения ко второму и последующим этапам также подаются участниками в стадии тендера «открыт ».

Обратите внимание, предложения из первого этапа конкурса включены в итоги второго этапа (на примере, ко второму этапу подали предложения две компании - это видно на стадии конкурса «открыт »:

При этом общее количество участников в конкурсе - три, т.е. предложение компании, участвовавшей только в первом этапе добавляется на стадии конкурса «на согласовании », попадает в общий конкурентный лист и рассматривается Организатором):

Пример конкурентного листа двухэтапного конкурса:
компании ТендерПро-2, Тест-3 подавали предложения к обоим этапам торгов;
компания Тест-4 - только к первому этапу;
в итоговом КЛ - предложения от всех трёх участников

Тендеры являются популярной формой реализации товаров и услуг в различных отраслях экономики.

Строительство, грузоперевозки, сельское хозяйство, ремонт, благоустройство территорий, поставки различных видов оборудования – это далеко не полный перечень всех направлений, по которым организуются торги.

Стать участником торгов, в особенности, новичкам, непросто. Для этого нужно детальное изучение вопроса, в том числе и с законодательной точки зрения, а также накопление соответствующего опыта. Известно, что ¼ всех размещаемых тендеров предназначаются для малого и среднего бизнеса.

Проведение тендеров – общемировая практика, существуют утвержденные и проверенные временем четкие правила и тендерные процедуры. В России независимые торги стали проводиться с 90-х годов ХХ века после начала установления в стране рыночных отношений. С тех пор тендеры в отечественных экономических условиях обрели высокую популярность, и многие представители бизнеса стараются принять в них участие и одержать победу.

Понятие и законодательная база данного вопроса

Смысл тендера состоит в выборе заказчиком в процессе торгов на конкурсной основе одного из предложений по закупке товаров или услуг на определенных условиях и в оговоренные сроки. По сути, тендер представляет собой обратный аукцион , когда есть один покупатель товара, услуги или работы и несколько продавцов.

Проведение тендеров, а также обязательные действия их участников регламентируются Федеральным законом № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Информация о проводимых закупках размещается в сети Интернет.

Согласно законодательным нормам, заказчик объявляет соответствующий конкурс, сравнивает поступившие предложения и затем выбирает наиболее подходящее, заключая с победившим участником договор , и др. Заказчиком является государство, производящее закупку продукции для предприятий разных форм собственности. Победителем торгов становится компания, предложившая для заказчика наиболее выгодные условия.

Виды тендеров

В зависимости от состава участников , различают государственные/муниципальные и коммерческие тендеры.

Государственные торги регулируются нормами Федерального закона 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд».

Общеизвестно, что государство является участником рыночных отношений, поскольку для выполнения функций управления ему необходимы товары, работы и услуги. Выиграть торги может участник, предложивший необходимые товары, работы или услуги на самых приемлемых условиях. Однако основной особенностью госзакупок является их осуществление с помощью бюджетных средств, что требует особого, повышенного контроля.

Проведение тендеров позволяет сделать взаимодействия поставщиков и чиновников, ответственных за бюджетные средства, максимально прозрачными. По результатам таких торгов проводится отчет перед государством о выборе того или иного поставщика товаров или услуг. Система тендеров в идеале обеспечивает благоприятную конкурентную среду, исключая сговор заказчика и поставщика.

В случае с коммерческими тендерами заказчики сами определяют регламент и условия их проведения, и проводят тендеры на собственные или привлеченные средства. Они могут публиковать официальное извещение о проведении тендера вместе с его условиями в СМИ, либо распространять информацию о проведении открытого конкурса среди поставщиков адресно.

Исходя из особенностей проведения торгов, они могут быть открытые или закрытые .

Информация об открытых тендерах свободно публикуется в Интернете и СМИ, заявки на участие в них могут подавать все желающие (физические и юридические лица). Такой вид торгов популярен в сфере госзакупок, тогда как обычные компании применяют его редко. Это достаточно эффективный способ, поскольку создает конкурентную среду, участники могут свободно ознакомиться с условиями торгов.

В случае с закрытыми торгами , объявления о них в открытом доступе не размещаются, а приглашения отправляются только заранее определенным компаниям, которые, к примеру, имеют отношение к государственной тайне. Круг исполнителей для закрытого тендера всегда ограничен, и чаще всего, это более дорогие торги, чем открытые. Список участников закрытых торгов не разглашается.

В зависимости от типологии , тендеры могут проводиться в виде аукционов и конкурсов .

Особенностью конкурса является выбор победителя, предложившего самые лучшие условия по совокупности критериев (цена, качество товара или услуги, потребительские свойства, квалификация участника, сроки выполнения, гарантия).

Аукцион , проводящийся через Интернет, является основным способом распределения госзаказов на сегодняшний день. Для определения победителя здесь единственным критерием является цена. Победителем становится тот, кто предложит самую низкую цену заказа, исходя из базовой, установленной заказчиком.

Порядок рассмотрения заявок по тендерам определяет одноэтапные или двухэтапные их виды.

Если речь идет об одноэтапных тендерах, то заказчик заранее четко прописывает их условия, затем рассматривает поступившие заявки и выявляет победителя. В основном, такого типа торги проводятся для недорогих закупок в небольших объемах.

При проведении двуэтапного или многоэтапного тендера требования излагаются заказчиком только в общих чертах (например, без указания цены). После предоставления конкретных проектов, пожелания заказчика корректируются, устанавливаются в окончательном виде, и объявляется аукцион. Таким образом, из прошедших первый этап проектов, на втором этапе выбирается победитель. Как правило, это касается специфических товаров и услуг, например, в научно-исследовательской сфере.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Участники и их полномочия

Тендеры имеют две участвующие стороны: заказчика и исполнителя.

Исполнителей заказа всегда больше, что обеспечивает заказчику широкую свободу выбора. Под участником торгов понимается звено процесса закупки, представленное юридическим или физическим лицом (включая индивидуального предпринимателя).

Заказчик может проводить всю процедуру торгов сам, либо доверить эти полномочия своему официальному представителю. Согласно статье 5 Третьего закона о контрактной системе в качестве государственного заказчика может выступать один из органов исполнительной власти или госучреждение, действующее от имени Российской Федерации.

Общие правила проведения

Статья 8 Федерального закона 94-ФЗ определяет, что участником размещения заказа может быть любое юридическое или физическое лицо, российское или иностранное, зарегистрированное в установленном законом порядке. Участие в торгах осуществляется бесплатно .

Сообщение о проведении конкурса размещается в различных источниках: на официальных сайтах компаний и учреждений, в информационных бюллетенях, в СМИ. В документах содержится информация о предстоящем мероприятии, его условиях и правилах участия в торгах.

Вся документация по тендеру может быть разделена на техническую и коммерческую. Заказчик должен заранее установить четкие технические требования к поставщику. Согласно закону, заказчик также может потребовать от поставщика гарантии его экономической состоятельности (финансовое обеспечение контракта, авансирование и поэтапную приемку). Поставщик обычно предоставляет денежный залог, поручительство либо . В случае неисполнения условий контракта компания поставщика может оказаться в реестре недобросовестных поставщиков, а также обязана будет возместить заказчику ущерб.

Поэтапное описание процедуры

Сбор необходимых документов

Начальным этапом участия в торгах является грамотное оформление документов и их сбор. Перечень необходимой документации утверждается заказчиком. Документы предоставляются лично или по почте по адресу, указанному в извещении о проведении закупки, а также по электронной почте (если заказчик допускает такую возможность).

Понятие электронных торгов, их виды и преимущества

Электронные конкурсы, которые проводятся посредством площадок в сети Интернет, становятся все более популярными в настоящее время. Именно они в наибольшей степени удовлетворяют основным принципам независимых торгов: открытости и конкурентности.

Основное преимущество электронных торгов заключается в том, что весь процесс участия проходит на электронной торговой площадке и не зависит от заказчика, что исключает возможность сговора, подкупа и других различных махинаций. Данное обстоятельство способствует созданию здоровой конкурентной среды. Также безусловным плюсом является возможность участия в таких мероприятиях поставщикам из отдаленных регионов страны.

Самой популярной формой их проведения являются аукционы, которые проводятся в настоящее время на пяти электронных площадках, предложенных правительством РФ. Победителем торгов становится участник, предложивший минимальную цену за свои услуги.

Процедура проведения электронных тендеров

Первоначально проводится сбор необходимых документов для участия в торгах в виде стандартного пакета заявительной, учредительной, разрешительной, бухгалтерской и налоговой документации.

Далее участнику следует получить уникальную (ЭЦП), которая позволяет присвоить документу юридическую силу. Для ее получения нужен паспорт и свидетельство из Пенсионного фонда. Она оформляется на одного из сотрудников компании, который будет представительным лицом на аукционе. Подпись (вместе с сертификатом) предоставляется в течение 5 рабочих дней в одном из ближайших удостоверяющих центров выбранной электронной площадки, и обладает юридической силой 1 год.

Для участия в тендере необходимо выбрать соответствующую площадку в сети Интернет. В настоящее время официально утверждено пять электронных площадок для организации и проведения государственных торгов:

Росэлторг – roseltorg.ru;
RTS-тендер;
Сбербанк-АСТ;
ОСЭТ.

На этих площадках необходимо пройти несложную процедуру регистрации и подготовить соответствующее программное обеспечение для участия в электронном тендере.

Затем обязательным этапом является аккредитация участника электронных торгов на конкретной электронной площадке (ЭТП). Документы, необходимые для данной процедуры: выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, учредительные документы, подтверждающие полномочия руководителя, реквизиты фирмы, а также решение об одобрении крупной сделки. Процедура проводится в удостоверяющем центре в течение 5 дней, аккредитация действительна 3 года, после чего ее можно получить повторно.

У заявителя также должен быть открыт для обеспечения финансовой составляющей участия в конкурсе. На время торгов счет блокируется .

После соблюдения всех необходимых требований можно подавать заявку для участия в электронных торгах. После рассмотрения всех заявок, клиент допускается к официальной процедуре торгов и начинает подавать ценовые предложения. Шаг аукциона не превышает 5% от первоначальной цены лота, а временные рамки для подачи предложения – 10 минут. Длительность самих электронных торгов, как правило, составляет от нескольких минут до 48 часов.

После завершения торгов определяется победитель, что отмечается в итоговом протоколе мероприятия. Заказчик и выбранный поставщик товаров или услуг подписывают контакт, но перед этим исполнитель должен предоставить банковские гарантии на сумму от 30 % стоимости лота с подтверждением электронной подписью.

Нюансы проведения торгов на РТС

Она была создана в 90-е годы XX века и за время своего существования заслужила доверие миллионов трейдеров. Основным предметом торгов здесь являются ценные бумаги около 500 крупнейших компаний России. Индекс РТС является одним из важнейших индикаторов состояния рынка ценных бумаг, он используется для расчеты цены акций многих российских компаний.

Участвовать в торгах на РТС можно в качестве юридического лица (с лицензией) или частного лица, но во втором случае потребуется представительство брокера. Основной задачей новичка на данной бирже является разработка успешной стратегии для получения стабильной прибыли.

Наиболее гибким финансовым инструментом для трейдера являются фьючерсы. Основные факторы, которые необходимо учитывать в ходе торгов на РТС, это: надежность брокера, заинтересованность в определенных видах активов, объем и ликвидность фьючерсов, а также возможность диверсифицировать риски.

Особенности проведения тендеров в различных отраслях

Одними из самых популярных отраслей хозяйства для проведения тендеров в России являются строительство и грузоперевозки .

Строительство – динамично развивающаяся отрасль в нашей стране, поэтому количество торгов в этой сфере доходит в настоящее время до 25%. Соответственно, количество поставщиков, желающих выиграть выгодный заказ, достаточно велико, и участникам приходится выдерживать жесткую конкурентную борьбу. Информацию о конкурсах по строительству можно найти на сайтах государственных, муниципальных или частных предприятий, на тематических сайтах, в печатных СМИ.

Торги по грузоперевозкам в России – также одна из конкурентных и востребованных тематик госзаказа. Проводится два типа тендеров в данной сфере – конкурс и аукцион в обычном или электронном виде. Наиболее популярными являются автомобильные грузоперевозки. Основным критерием выбора из имеющихся предложений обычно становится низкая цена услуг и их высокое качество. Найти информацию о тендерах по грузоперевозкам можно на специализированных сайтах с помощью размещенных баз данных. Здесь важно вовремя выявить мошеннические фирмы, определенное количество которых существует в данной сфере.

Преимущества участия в торгах

Существует ряд причин, согласно которым участие в тендерах может быть полезным для исполнителей :

В случае победы поставщику достается заказ с гарантированной оплатой и возможностью стать постоянным клиентом;
Победитель тендера автоматически приобретает репутацию надежного партнера;
Получивший заказ поставщик может стать лидером в своем сегменте рынка, и, тем самым, обеспечить устойчивый рост своей компании;
Не только победа, но даже участие в торгах для поставщиков и производителей может послужить существенным импульсом к дальнейшему развитию бизнеса.

О том, как выиграть свой первый тендер, рассказано в следующем вебинаре:

Работа с клиентами" url="http://marketnotes.ru/clients/real-tanders/">

В связи с предыдущей статьей о тендерах, можно подумать, что все так грустно, и нет реальных заказов. Но это совсем не так, настоящие тендеры все же проводятся, и главное тут – отличить те компании, которые реально ищут подрядчика, и всяких жуликов.

Итак, как же можно определить, что заявка на тендер реальна, и в ней можно смело принимать участие?

1. Реальные сроки проведения тендера.

Первое, на что стоит обратить внимание – это сроки проведения тендера. Они должны быть четко ограниченные во времени и в то же время – реальными. Т.е. это не запрос, который приходит в пятницу вечером и заканчивается в понедельник в обед.
Реальный срок на подготовку проекта коммерческого предложения сильно зависит от самих работ. Но в среднем составляет от недели до месяца. Поэтому, если пришел запрос с сегодня на завтра, не стоит судорожно сидеть всю ночь – скорее всего подрядчик по такому тендеру уже определен, вы просто потратите свое время.
Исключением бывают второй и третий тур отбора, когда заказчик может намеренно определить скорость реагирования на его запрос. Но, думаю, тут вы сами уже разберетесь.

2. Сроки выполнения работ.

Тендер проводится, как правило, на выполнение определенных работ или закупку товаров. При этом, всегда есть четкие сроки. Обратите на это внимание. Например – тендер на обслуживание компании на текущий год. Или, на период рекламной акции. Или еще что. Но главное тут – срок всегда заранее известен и оговорен. Если выдаются какие-то расплывчатые фразы, типа ну там посмотрим, или заказчик сам не знает сроков – велика вероятность, что все решается большим начальником, который далек от самого тендера и вообще, от данной деятельности.

3. Ответственный за проведение тендера

При проведении тендера обязательно должен быть ответственный – человек, который рассылает запросы, получает заявки, обрабатывает их, высылает уточняющие вопросы. Вобщем, он в курсе всего. Несколько раз сталкивался с проблемой, что в компании, от который приходил запрос толком никто ничего не знал о предстоящих работах. Говорили – это наверное вам нужна Марина.. А какая Марина, из какого отдела и вообще… Вобщем, обратите внимание на это. Насколько серьезны намерения, лично я, после получения запроса – перезваниваю в компанию, общаюсь с ответственным лицом, уточняю какие-то детали, а заодно и определяю, насколько это серьезно. Потому что часто по беседе бывает видно, что кампания вообще не заинтересована в этих работах.

4. Четкие цели необходимых работ.

Вообще-то, этот пункт должен быть самым первым, на который вы обязаны обратить внимание. Любая работа должна иметь четко обозначенные, конкретные, измеримые цели! Если тендер проводится просто так, например – просто реклама, то и отношение к вам будет весьма двусмысленное. Если же заказчик точно знает что надо (закупка 20 тонн сырья, создание сайта, проведение ивента к майским праздникам) – тут уже есть, чем оперировать. Кроме того, если вы знаете цели – вы можете немного отклоняться от заданных параметров, предлагая новые, интересные варианты, что явно выделит вас среди конкурентов. Если нет четкой цели – я бы не советовал Вам связываться с подобным запросом.

5. Ограничения бюджета тендера.

В тендере не всегда ограничен бюджет. Бывает так, что совсем наоборот – дается воля выбора, и выигрывает тендер именно та компания, которая предложит наименьшие цены. Но, если мы говорим про услуги, то тут все же есть определенный бюджет, который компания-заказчик выделяет на данную работу. Бюджет должен быть четкий, реальный (не сильно маленький, иначе нет смысла вам связыватся, но и не сильно большой – явно потребуются большие отступные, или, что скорее всего, подрядчик уже есть, и 80% этих денег будут украдены). Еще один момент – как-то в условиях тендера была обозначена сумма от 25 до 50 тыс. Сами понимаете, что разбег в 2 раза означает, что компания до конца не знает, что ей надо, сколько готова потратить и чего хочет получить (в данном случае, тендер был нацелен на определения подрядчика проведения рекламной кампании для акции. В результате акция прошла вообще без рекламы).
Если же, цена не оговорена вообще, то наверняка будет какой-то другой ограничивающий параметр: жесткие сроки, объем, другие огреничения. Если же дается полная «воля-вольная», могут возникнуть вопросы – а зачем это заказчику надо? Отдает ли он себе отчет во всем этом? Насколько он заинтересован в успешности реализации проекта?

Вот несколько простых советов, которые, я уверен, помогут вам определить, в каком тендере стоит принимать участие, а от которого сразу отказаться – отписав любезное письмо, (например, за данный короткий срок мы не можем подготовить качественное предложение, или на данный бюджет, увы, мы не можем предоставить вам полный объем услуг, соответствующих вашим целям).
Надеюсь, это существенно сэкономит Ваше время и нервы.

Как и в других сервисных бизнесах, конечная эффективность работы с рекламным агентством для клиента определяется не столько абсолютной стоимостью услуг, сколько способностью агентства качественно решить поставленную перед ним задачу. Следует учитывать, что стоимость услуг агентств с сопоставимым качеством работы примерно одинакова. Поэтому лучше, чтобы тендеры на рекламное обслуживание проводились не в целях поиска наиболее «дешевого» предложения, а для выбора агентства, способного максимально качественно решить бизнес-проблему, стоящую перед заказчиком. Просчеты в позиционировании продукта, креативной стратегии, медиапланировании могут нанести компании несопоставимо больший ущерб, чем сумма, сэкономленная за счет получения дополнительных скидок и урезания агентской комиссии. Необходимо учитывать следующие критерии выбора рекламных агентств:

Профессионализм агентства (подтвержденный профессиональными заслугами и наградами).
Понимание бизнеса клиента.
Знание соответствующего сегмента рынка и потребителей.
Творческий потенциал агентства.
Качество сервиса.
«История достижений» агентства на российском рынке.

В связи с взаимной заинтересованностью рекламодателя и рекламного агентства необходимо определить четкие и справедливые правила проведения тендера. Данный документ разрабатывался на основе анализа подобных рекомендаций, действующих на наиболее развитых западных рекламных рынках, а также опыта работы крупнейших российских рекламных агентств и рекламодателей. Следование принципам, изложенным ниже, несомненно, приведет к упорядочению и повышению эффективности взаимоотношений между рекламодателями и рекламными агентствами.

Этапы проведения отбора агентств

Тендер может проводиться в 2 этапа: создание шорт-листа и выбор агентства на основании предложений и в один этап, когда уже существует шорт-лист (список агентств, с кем у рекламодателя уже были деловые отношения)

1. Предварительный отбор

Участие в том или ином тендере является для любого рекламного агентства прежде всего бизнес-решением, основанным на анализе затрат, рисков и возможной прибыли. Поэтому во избежание возможных недоразумений чрезвычайно важно, чтобы все потенциальные участники тендера еще на ранней его стадии получили одинаковый разумный объем информации по процедуре и условиям его проведения.

На предварительном этапе отбора агентств рекламодателю целесообразно:

1. определить, какой тип сервиса ему необходим:

3. по типу оказываемых агентством услуг: услуги по стратегическому планированию и разработке коммуникации; услуги по брендингу; услуги по разработке рекламных материалов (творческие услуги); услуги по планированию и размещению рекламы в СМИ; услуги по проведению BTL-акций и событийному маркетингу; полный цикл услуг, включающий разработку и размещение рекламной кампании и т.д.;

4. по степени специализации: специализированные агентства или агентства полного цикла;

5. определиться с необходимым количеством агентств, удовлетворяющих указанным критериям;

6. собрать информацию об отобранных агентствах

7. разослать отобранным агентствам приглашение на проведение презентации агентства (Credentials Presentation). Отечественный и международный опыт показывает, что на презентации имеет смысл приглашать 5-7 агентств.

Обычной практикой является создание в том или ином виде тендерного комитета (комиссии). Состав его участников должен включать всех лиц, реально участвующих в принятии решения о выборе рекламного агентства и не должен включать других представителей Заказчика. Соблюдение этого условия гарантирует объективный выбор лучшего предложения, соответствующего целям и задачам планируемой рекламной кампании. Необходимо иметь в виду, что для отдельных узкоспециализированных направлений (BTL, напр.) тендерный комитет может не создаваться.

Еще до объявления тендера все члены комитета должны быть ознакомлены с полным пакетом документов, предлагаемым потенциальным участникам, включая тендерное задание, и выразить свое согласие с ним. В противном случае возможна ситуация, когда некоторые члены комитета будут иметь особое мнение о задачах рекламной компании, в результате чего работа участников тендера окажется заведомо несоответствующей ожиданиям.

Члены тендерного комитета должны также согласиться с процедурой и критериями выбора победителей, едиными для всех участников тендера.

2. Первый этап тендера. Презентации агентств.

Презентация агентства — это лучший способ получить информацию об агентстве из первоисточника, понять философию агентства и познакомиться с его менеджерами (наличие взаимопонимания и личного контакта с сотрудниками агентства — крайне важно для последующей совместной работы!). Подготовка такой презентации может занять у агентства от 5 до 10 дней.

По результатам встреч с агентствами и анализа собранной информации целесообразно отобрать 2-3 агентства, которые проходят во второй этап тендера.

В отношении всех участников процесса требуется полная внутренняя гласность:

основные планируемые условия контракта, включая срок, территорию действия, объем работ и другие условия, могущие повлиять на формирование ценового предложения;
все участники первого этапа должны быть проинформированы о критериях отбора;
все участники первого этапа должны быть проинформированы о результатах отбора;
агентствам, прошедшим во второй этап, следует разослать список участников второго этапа и его задание, а также срок и форму предоставления предложений;
в случае изменения в составе участников, появления дополнительных конкурсантов, обязательно извещать всех участников;
очень важным является определение и обнародование принципов и способов вознаграждения участников и победителей тендера.

Возможно второй этап тендера делать платным и объявлять об этом на стадии приглашения агентств в тендер. Во время тендера агентства-участники несут достаточно большие ресурсные затраты и прямые финансовые расходы. Особенно это касается второго этапа тендера, который предполагает подготовку основной презентации и связанных с ней попутных расходов. Компания, готовая взять на себя покрытие небольшой части расходов участвующих во втором этапе агентств, демонстрирует серьезность своих подходов к выбору партнера, стимулирует агентства к еще более качественной и творческой подготовке тендерного предложения, а также способствует улучшению общего климата рекламной отрасли в целом. Рекомендуемый размер компенсации — 100000 — 200000 р. Размер компенсации должен быть равным для всех агентств-участников тендера.

3. Второй этап тендера

На втором этапе тендера от агентств требуется детализированное предложение по решению маркетинговых задач клиента.

Для успешного проведения второго этапа тендера необходимо учитывать следующие моменты:

качество подготовки предложений напрямую зависит от качества постановки задачи (составление задания на тендер (Brief), которое должно быть подписано уполномоченным лицом, участвующим в процессе принятия решения по проводимому тендеру.);
все агентства должны быть поставлены в одинаковые условия (сроки получения задания, исходные данные, сроки предоставления работ и т.д.) В противном случае, тендер считается не соответствующим правилам АКАР;
в зависимости от задачи, поставленной в брифе, срок может варьироваться. Если необходима разработка стратегии и креатива, то время подготовки может занять 3-6 недель. Если это предложение по механике проведения мероприятия, то время подготовки может сократиться до 7 рабочих дней. Рекламодателям рекомендуется придерживаться именно этих сроков при планировании второго этапа тендера, поскольку меньшие сроки могут существенно понизить качество предлагаемых агентствами разработок;
основная задача тендера — выбрать лучшее предложение, максимально соответствующее объявленным на начальном этапе целям. Представившее это предложение агентство и является победителем тендера. Чтобы максимально быстро и точно определить потенциал агентств-участников уже на начальном этапе, минимизировать затраты на создание и рассмотрение нерелевантных предложений как со стороны агентства, так и со стороны рекламодателя, необходимо большое внимание уделить составлению Задания на тендер. Чем более точным, конкретным и полным является Задание на тендер, тем на более качественные, продуманные и релевантные поставленным задачам предложения можно рассчитывать. Задание на тендер следует составлять таким образом, чтобы агентства могли наиболее полно раскрыть свои возможности. Для этого имеет смысл выставлять на тендер одну-две наиболее важных для данного периода задачи. Также на этапе разработки Задания следует уделить внимание иерархии задач, стоящих перед маркетинговым отделом компании, и выносить в Задание разработку именно стратегических компонентов предстоящей кампании.

Ассоциация Коммуникационных Агентств России оставляет за собой право в интересах всех участников рекламного сообщества сообщать членам АКАР о случаях недобросовестного поведения клиента, как во время, так и после проведения тендера.

В отношении к тендерным заданиям на разработку творческих концепций и рекламных материалов на проектной основе необходимо учитывать следующее:

стороны должны утвердить бюджет и сроки сдачи проекта;
необходимо предусмотреть компенсацию рекламодателем затрат рекламного агентства;
сумма компенсации, одинаковая для всех агентств-участников, устанавливается заранее.

По получении условий проведения второго этапа тендера, агентства должны письменно подтвердить свое согласие на участие в нем и подписать двустороннее соглашение с клиентом о соблюдении конфиденциальности и авторских прав (см. п. 4).

Перед проведением презентации агентству и рекламодателю следует согласовать друг с другом максимальное отведенное для презентации время, а также состав участников презентации с обеих сторон. Крайне важным представляется участие в презентации менеджеров высшего звена компании-рекламодателя, принимающих окончательные решения в вопросах маркетинга и рекламы.

4. Объявление результатов

Все агентства, принимавшие участие во втором этапе тендера должны быть проинформированы письменно результатах в течение 7-10 рабочих дней после проведения последней презентации.

Результатом тендера могут быть: выявление победителя, отсутствие победителя, продолжение тендера на дополнительно определенных условиях.

Проигравшие агентства обязаны, в соответствии с соглашением, вернуть рекламодателю предоставленные материалы, а рекламодатель — вернуть агентствам материалы презентаций. В целях установления атмосферы взаимного доверия на рынке, а также сохранения хороших отношений между всеми участниками тендера в будущем, рекламодателю рекомендуется указывать в письме компанию(и), победившую(ие) в тендере, а также причины, по которым предпочтение было отдано именно другому агентству.

Требования к составлению задания на тендер (Brief)

Исходя из традиций делового документооборота, агентства, при работе с клиентом, используют ряд стандартных документов. Важным типом документации агентства является Задание (Brief), которое используется для постановки задачи агентству в целом или его подразделениям (Media Brief — Задание на разработку медиастратегии или кампании в СМИ, Creative Brief — Задание на разработку креативной стратегии и рекламных материалов и т.д.). Целесообразно представлять агентству задачу в формате, привычном для маркетинга и рекламы, что, помимо целостности информации, способствует экономии времени со стороны персонала рекламодателя. Использование более или менее стандартизованных форм снимает ряд вопросов относительно того, что следует включать в задание, а что не следует.

В разделе Приложение приводятся формы заданий для нескольких наиболее распространенных случаев (Creative Brief — Бриф на разработку рекламных материалов, Media Brief — Бриф на разработку медиа-плана, BTL brief — Бриф на разработку BTL-коммуникаций).

Обязательной составной частью любого задания является, помимо необходимой для разработки предложения исходной информации, наличие четко определенных критериев (качественных либо количественных) оценки выполнения тендерного задания. При отсутствии либо невозможности применения балльной системы оценки предложения, необходимо максимально четко обозначить несколько качественных параметров (ясность, соответствие выбранной аудитории, оригинальность, новизна), по которым будут впоследствии оцениваться презентации агентств-участников.

Заполненные формы должны быть разосланы участвующим агентствам, которым должна быть предоставлена возможность задать вопросы, если таковые появятся. Лицо, ответственное за проведение тендера со стороны клиента, должно обеспечивать получение ответов от соответствующих служб клиента (маркетинговой, службы продаж и т.д.), если вопрос выходит за рамки компетенции ответственного лица.

Соблюдение авторских прав и конфиденциальности при проведении тендеров

Для того, чтобы все участники тендера, а также Заказчик имели общее понимание процедуры и ключевых условий проведения тендера, рекомендуется заключение специальных договоров на участие в тендере, регламентирующих такие моменты, как сроки, объем задания, вознаграждение, потенциальные условия контракта по итогам тендера, авторские права и т.д.

Рекомендации и идеи, использованные агентством при подготовке презентации, являются его собственностью и защищены авторским правом. Рекламодатель не имеет права использовать в своей дальнейшей работе идеи и разработки проигравших тендер агентств.

С другой стороны, агентство, которому были сообщены фундаментальные элементы технической, маркетинговой и коммерческой стратегий рекламодателя, должно считать их строго конфиденциальными и не использовать их для других проектов или клиентов, даже если это агентство не будет выбрано рекламодателем.

В целях упрощения процедуры обмена конфиденциальной информацией, перед вторым этапом тендера между агентством и рекламодателем может быть заключено двустороннее соглашение о конфиденциальности, закрепляющее основные положения и права по использованию Агентством информации по фундаментальным элементам технической, маркетинговой и коммерческой стратегий рекламодателя во время подготовки предложения. Этот же документ может содержать положения, регламентирующие и закрепляющие дальнейшее неиспользование рекламодателем идей и разработок агентства в случае его проигрыша в тендере.

Ассоциация Коммуникационных Агентств России рекомендует обеспечить полное и точное правовое сопровождение всех тендерных процессов, т.к. это позволяет избежать спорных ситуаций, как в процессе, так и по окончании тендера. Оптимальной формой для этого служит полноценное тендерное соглашение, являющееся юридическим документом, обязательным для исполнения обеими сторонами.

Срок заключения контракта, периодичность проведения тендеров

Заключаемый после подведения итогов тендера контракт целесообразно делать на продолжительный период, рекомендуемый срок — не менее 2-3х лет. Это даст возможность клиенту по-настоящему интегрировать агентство со своей маркетинговой структурой, а, значит, добиться результативной совместной работы. Слишком частое проведение тендеров приводит к тому, что клиент, агентство «живут» краткосрочными целями, теряют стратегическое понимание бизнес-задач и решений.