Список должностных обязанностей помощника руководителя. Что входит в обязанности помощника генерального директора

Расскажем, для чего нужно прописать обязанности и права помощника руководителя отдельным документом. Объясним, как составить документ.

Скачайте документ:

Грамотно составленная должностная инструкция помощника руководителя позволит устранить разногласия, избежать конфликтов и судебных разбирательств. Стороны понимают свои права и обязанности, сотрудник знает, что входит в его обязанности и какие деловые качества ему при этом требуются.

Должностная инструкция помощника руководителя организации – это, по сути, вишлист (от англ. Wish List - список желаний) директора компании. Пожелания нужно учесть при составлении документа, чтобы затем менеджер по персоналу, принимая на работу специалиста, мог сразу определить, насколько он соответствует указанным требованиям. Это поможет повысить качество подбора и сократить время поиска подходящего кандидата.

Топ-10 навыков и ценностей помощников руководителей: два взгляда

Какие нюансы учесть при составлении должностной инструкции помощника руководителя

Унифицированной формы регламента нет, но к настоящему времени сама практика кадровой работы подсказала оптимальную структуру должностной инструкции. При этом структура, названия и содержание разделов - не догма. Их всегда можно дополнить и исправить, руководствуясь реальными условиями работы, спецификой сферы деятельности организации и функционалом конкретной должности.

В организации составляют, как правило, два вида должностных инструкций - типовые и индивидуальные. Когда речь идет о таком важном документе, как должностная инструкция помощника руководителя организации, мы говорим, конечно, об индивидуальном подходе.

Нужно помнить, что помощник - правая рука генерального директора. У него должны быть развиты не только профессиональные компетенции, но и определенные личные качества. Поэтому есть смысл установить требования к квалификации не в разделе «Общие положения», а оговорить их в специальном разделе.

Кроме того, если у руководителя несколько помощников, их конкретные обязанности, зоны ответственности, вопросы подчиненности и взаимодействия оговорите отдельными должностными инструкциями.

К обязательным разделам инструкции помощника директора можно отнести:

Общие положения.
Основные задачи и функции.
Требования к квалификации.
Обязанности по должности.
Права.
Ответственность.
Взаимосвязи.

Мы остановимся только на нюансах, которые нужно отразить именно в должностной инструкции помощника руководителя.

В разделе «Общие положения» обязательно укажите порядок назначения, освобождения и замещения специалиста. Приведите перечень нормативно-правовых актов, которыми помощник обязан руководствоваться в своей деятельности, а также оговорите подчиненность.

Раздел «Общие положения» в должностной инструкции помощника руководителя

Скачать образец

Раздел «Основные задачи и функции» . Укажите, для решения каких основных задач в штатное расписание включили должность помощника директора, оговорите его участок работы.

Узнайте, как вы очерчиваете границы своей ответственности

Скачать и пройти тест

В разделе «Требования к квалификации» определите, какой опыт работы и по каким направлениям нужен помощнику, установите требования к профессиональной подготовке, уровню образования. ТК требует, чтобы специалиста оценивали исключительно по деловым качествам. Но для эффективного исполнения обязанностей помощника руководителя одних профессиональных знаний мало. В данном случае стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности, умение соблюдать конфиденциальность также являются деловыми качествами, которые можно включить в перечень требований к должности.

Раздел «Обязанности по должности» - это не только описание функционала, но и требования к выполнению этих функций. В настоящее время уже разработали профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и вам нет необходимости изобретать велосипед. Ознакомьтесь с этим профстандартом и выберите из него те должностные обязанности, которые будет выполнять помощник руководителя вашей компании.

Обязанности личного помощника руководителя в должностной инструкции

Скачайте образец документа полностью

В соответствии с профстандартом, под описанием обязанности сразу можно привести перечень знаний и умений, которые потребуются для того, чтобы качественно выполнить данную работу.

Должностная инструкция помощника руководителя: образец

Скачать инструкцию полностью

Раздел «Права» с учетом той трудовой функции, которую выполняет помощник директора, должен оговаривать его право принимать самостоятельные решения по конкретным вопросам, визировать определенные виды документов. Приведите в инструкции эти направления и дайте перечень видов документов. Кроме того, включите в раздел права:

Получать информацию, в том числе имеющую конфиденциальный характер, необходимую для эффективного исполнения поставленных задач;
Требовать исполнения определенных документов и выполнения определенных действий, давать задания и распоряжения, контролировать их своевременное выполнение.

Раздел «Права» в должностной инструкции помощника руководителя

Скачать образец

В разделе «Ответственность» оговорите те виды дисциплинарных взысканий, материальной или административной ответственности, которые можно применить к помощнику директора за некачественное и несвоевременное исполнение возложенных на него функций.

В разделе «Взаимосвязи» оговорите порядок взаимодействия помощника с руководителями другого уровня. Этот специалист напрямую подчиняется только генеральному директору, но инструкцией можно допустить и оговорить иерархию взаимоотношений с теми, кто руководит другими структурными подразделениями.

Скачайте образцы должностных инструкций

Как утвердить должностную инструкцию помощника руководителя

Должностные инструкции, как правило, разрабатывают сотрудника отдела кадров. Согласовывать должностную инструкцию помощника руководителя организации с руководителями других структурных подразделений, кроме юридической службы, не нужно. Утверждает документ директор компании.

С утвержденной должностной инструкцией помощника руководителя нужно ознакомить под подпись тем способом, который принять в организации: на самом документе, на листе ознакомления.

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется. Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста. Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

Методическими рекомендациями.
Уставом.
Трудовым соглашением.
Приказами руководителя.
Должностной инструкцией.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса. В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться. В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

Организация переговоров, в том числе по телефону.
Прием корреспонденции.
Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
Контроль над исполнением поручений гендиректора.
Предоставление бумаг на подпись руководителю.
Прием посетителей гендиректора.
Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
Обеспечение эффективной работы гендиректора.
Составление плана рабочего дня.
Информационное сопровождение гендиректора.
Участие в совещаниях и деловых встречах.
Организация деловых встреч.
Организация презентаций.
Подготовка отчетов о тратах.
Исполнение личных поручений.
Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
Право на получение необходимых сведений.
Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

Невыполнение должностных инструкций.
Действия, нарушающие законы РФ.
Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Какие личные качества требуются от помощника?

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

Проактивность, работа на опережение.
Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
Предотвращение сложностей.
Универсальность.
Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
Способность работать с информационными потоками.
Умение соблюдать конфиденциальность.
Способность системного анализа ситуации.
Способность предложить сразу нескольких решений.
Владение ПК на среднем и высоком уровне.
Знание основ тайм-менеджмента.
Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
Дипломатичность.
Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
Оперативная работа с большими объемами информации.
Хорошая память.
Умение расставлять приоритеты.

Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу. Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.

Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления

Должностная инструкция - это документ, в котором устанавливаются задачи, выполняемые работником, определяются его должностные обязанности и пределы его ответственности.
Хотя разработка должностных инструкций для каждой профессии или должности в Российской Федерации не регламентирована трудовым законодательством, в подавляющем большинстве организаций-работодателей (как государственной формы собственности, так и частной), данный документ обязательно имеется.

Для чего необходима инструкция

Должностная инструкция помощника руководителя содержит максимум информации

Целесообразность подготовки должностной инструкции объясняется тем, что в случае судебного разбирательства, без нее трудно будет доказать невыполнение работником своих обязанностей (а их исчерпывающий перечень и устанавливается в документе-инструкции), ведь трудовой договор с работником согласно ч.2 ст.57 Трудового кодекса РФ содержит только должность и его общую трудовую функцию.

Должностная инструкция позволяет работодателю:

Обосновать отказ соискателю должности по причине несоответствия требованиям, установленным в ней
Четко разграничить обязанности между отдельными работниками
Оценивать деятельность сотрудника как в период испытания, так и после него
Обосновать несоответствие работника должности, которую он занимает (учитывая результаты аттестации).

Наличие должностной инструкции полезно и для самого работника, так как устанавливает пределы его обязанностей и ответственности, а выполнять функции, не предусмотренные ни трудовым договором, ни должностными обязанностями никто не должен.

Разработка и разделы инструкции

Вводится инструкция в действие с определенной даты, причем работник обязательно должен быть ознакомлен с ней под роспись. Целесообразно выдать работнику на руки экземпляр данного документа (также под роспись). По сложившейся практике в инструкцию включают типовые подразделы:

Общие положения
Должностные обязанности
Права
Ответственность

Важно помнить, что инструкция составляется не под какого-либо работника, а для конкретной должности/ профессии. Поэтому с учетом специфики той или иной должности, инструкция устанавливает круг обязанностей, которые будет выполнять работник именно на этой должности.

Особенности должностной инструкции помощника руководителя

Помощник руководителя - ответственная должность

Помощник руководителя - особая должность. Трудовая функция помощника руководителя заключается в выстраивании работы своего руководителя, как в техническом, так и в организационном плане.

Составление расписания встреч и мероприятий, планирование рабочего дня, недели, более длительного периода, организация поездок и мероприятий, контроль исполнения важнейших документов - вот только малая часть обязанностей квалифицированного помощника руководителя.

Неправильно отождествлять должности и соответственно, обязанности, исполняемые секретарем, ассистентом, офис-менеджером и помощником руководителя. Если первые должности подразумевают больше вспомогательные функции, то от помощника руководителя требуются функции организационно-административные. Неслучайно, квалификационный справочник относит эту должность к категории руководителей.

Соответственно, и требования, устанавливаемые к работнику, принимаемому на должность помощника руководителя, предъявляются как к руководству: начиная от уровня образования, до квалификации и опыта предыдущей работы. Очень важны и личностные качества.

Так как ни в трудовом договоре, ни в других документах не содержится подробного изложения компетенций помощника руководителя, их необходимо как можно более точно отразить в должностной инструкции. Особенности инструкции по должности «Помощник руководителя»:

Подробное определение круга полномочий
Составление инструкции по аналогии инструкции руководителя (исключая, естественно, функцию непосредственного управления и принятия единоличных решений)
Учет конфиденциального характера некоторых обязанностей
Повышенная ответственность за недобросовестность (учитывая возможные последствия причинения ущерба работодателю)
Возможность выполнения функций, делегированных руководителем дополнительно.

Общие требования к помощнику руководителя

Часто к должности помощника руководителя выставляют особые требования

Раздел «Общие положения» может включать кроме перечисления требований к опыту и образованию, еще и необходимые навыки, подчиненность и порядок замещения. Чаще всего устанавливают такие условия:

Высшее образование
Опыт (обычно не менее 1 года, а иногда и более)
Владение иностранными языками.
Навыки делового общения, письма и этикета
Владение офисной техникой
Стрессоустойчивость

Кроме того, сотрудник на этой должности должен знать локальные акты предприятия, ладить в сотрудниками и руководством. Что касается иностранных языков, стоит требовать из знания лишь в тех случаях, если помощник будет применять их практически в ходе выполнения своих обязанностей.

Занимающий должность помощника руководителя, должен уметь пользоваться и хранить конфиденциальную информацию.

Обязанности и права

Как правило, в обязанности помощника руководителя включают:

Выполнение непосредственных заданий руководства
Планирование и координация рабочего времени руководителя
Контроль и организация переговоров (как телефонных, так и устных)
Составление и редактирование деловой документации
Контроль конфиденциальности и сохранности документации

Такие функции, как копирование, ведение информационных баз данных, другую техническую и вспомогательную работу обычно выполняет секретарь (секретарь-референт). Для успешной работы помощника руководителя наделяют достаточно широкими правами:

Представлять интересы организации при встречах и телефонных переговорах
Запрашивать любую необходимую информацию, документы у сотрудников для выполнения поручений руководителя
В пределах делегированных полномочий вести переписку и переговоры, визировать документы для решения текущих вопросов.

Разумеется, каждая организация, с учетом характера своей деятельности, дополняет и ли видоизменяет список прав, предоставляемых сотруднику.

Пределы ответственности

Должностная инструкция помощника руководителя позволяет избежать судебных разбирательств в будущем

При установлении ответственности следует помнить о нормах законодательства:

За невыполнение служебных обязанностей – согласно Трудовому кодексу
За правонарушения - в пределах административного, гражданского и уголовного законодательства
За материальный ущерб - согласно нормам Трудового и Гражданского кодексов.

Разработав должностную инструкцию помощника руководителя с учетом норм действующего законодательства и специфики деятельности конкретной организации, можно не только подобрать наиболее подходящего сотрудника на столь ответственную должность, но и избежать возможных судебных разбирательств в будущем.

От степени детализации и конкретизации могут зависеть условия работы человека, его результативность. В конечном итоге, руководителю нужен реальный добросовестный помощник. Следует еще обратить внимание наших читателей на то, что помощников у руководителя может быть несколько. Они могут иметь специализацию, по техническим вопросам, по финансовым и т.д.

Есть тип руководителей, которые не имеют в штате заместителей. Он все делает сам, а несколько помощников ему в этом просто помогают. Все решения он принимает единолично. Для составления качественной должностной инструкции помощника руководителя, необходимо привлекать к процессу и самого руководителя. Иначе она будет просто бумажкой.

Видеоматериал научит, как стать уверенным в себе и пройти собеседование при трудоустройстве:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter , чтобы сообщить нам.

Личный помощник - кто это?

Личный помощник - кто это? На первый взгляд личный помощник ничем не отличается от секретаря, обязанности те же и условия труда похожи. Разберемся в профессии «личный помощник» более подробно.

Итак, личный помощник - кто это? Наверное, нет более противоречивой должности, чем личный помощник руководителя. Часто их путают с личным секретарем или офис-менеджером. Действительно, в обязанностях и требованиях этих профессий много общего, но есть и существенные различия.

Личный помощник или ассистент руководителя - это профессионал в своем деле, который помнит все и всегда.

На должность личного помощника подойдут люди с навыками секретарской и офисной работы, обладающие высокими профессиональными качествами и умеющие поставить интересы руководителя выше личных. От правильного подбора на должность помощника зависит успех всего дела.

Обязанности личного помощника руководителя:

Главная задача личного помощника – освободить руководителя от решения административных и организационных проблем. Сделать его работу максимальной комфортной.

Чем занимается личный помощник?

координирует рабочий процесс и управляет временем руководителя. Организует совещания, переговоры и встречи. Планирует время, расставляет приоритеты, оповещает участников. Вовремя напоминает о днях рождения и важных мероприятиях;
фильтрует поток телефонных звонков и сообщений, запросов по электронной почте;
делопроизводство в полном объёме: обработка и учёт входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, регистрация документов, организация постоянного и временного хранения документов, отправка корреспонденции;
ведет деловую переписку на русском/английском языках;
доводит поручения руководителя до исполнителей. Контролирует выполнение задач в поставленный срок;
создаёт комфортные условия труда руководителя на рабочем месте и помогает решать вопросы в личных делах (оплата счетов, взаимодействие с семьёй, выбор и покупка подарков и т.п.);
полная travel-поддержка руководителя и его семьи: заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление виз, заказ трансфера, аренда автомобилей, яхт, частная авиация.

На практике личный помощник выполняет некоторые обязанности из сферы бизнеса, в которой работает руководитель. Личный помощник может выполнять функции личного секретаря, либо стать правой рукой своего руководителя и выполнять более сложные задачи.

Ассистенты или помощники руководителя нередко становятся полноценными заместителями, имеют в своем подчинении штат сотрудников и личного секретаря. Выпускники университетов и институтов рассматривают должность личного помощника как старт в начале карьеры. Тем более, что оплачивается работа помощника вполне достойно.

Должность помощника гендиректора: основные характеристики

Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
Стаж работы от трех лет.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

Методическими рекомендациями.
Уставом.
Трудовым соглашением.
Приказами руководителя.
Должностной инструкцией.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Организация переговоров, в том числе по телефону.
Прием корреспонденции.
Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
Контроль над исполнением поручений гендиректора.
Предоставление бумаг на подпись руководителю.
Прием посетителей гендиректора.
Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
Обеспечение эффективной работы гендиректора.
Составление плана рабочего дня.
Информационное сопровождение гендиректора.
Участие в совещаниях и деловых встречах.
Организация деловых встреч.
Организация презентаций.
Подготовка отчетов о тратах.
Исполнение личных поручений.
Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
Право на получение необходимых сведений.
Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Ответственность, возложенная на помощника

Невыполнение должностных инструкций.
Действия, нарушающие законы РФ.
Причинение ущерба.

Какие личные качества требуются от помощника?

Проактивность, работа на опережение.
Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
Предотвращение сложностей.
Универсальность.
Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
Способность работать с информационными потоками.
Умение соблюдать конфиденциальность.
Способность системного анализа ситуации.
Способность предложить сразу нескольких решений.
Владение ПК на среднем и высоком уровне.
Знание основ тайм-менеджмента.
Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
Дипломатичность.
Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
Оперативная работа с большими объемами информации.
Хорошая память.
Умение расставлять приоритеты.

Когда гендиректору требуется личный помощник?

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность. Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Целесообразность должностной инструкции

Основное назначение:

помощь руководителю в его повседневной деятельности;
максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.

Нормативно - правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

действующее законодательство РФ;

Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.

должностная инструкция;

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

внутренние документы:
устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.

Основные части должностной инструкции

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
требования и его умения;
служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

Основные положения:

помощник - специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю - минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Предъявляемые требования

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
знать правила корпоративного этикета и делового общения;
знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
грамотно вести деловые переговоры;
уметь оформлять важные документы;
информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
уметь составлять типовые соглашения.

Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства;
планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
получать необходимые сведения - собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Круг полномочий

Основные полномочия и права помощника:

регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
- составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Область ответственности помощника

Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.

Помощник руководителя несет ответственность за:

ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
нарушение сроков выполнения требуемой работы;
нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
действия не в пределах своей компетенции;
не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
предоставление недостоверной информации сотрудникам;
недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Заключение

Должность - помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания - главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное - инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник - «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам - руководителям.

Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.

Образец должностной инструкции помощника руководителя

1. Основные положения

Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.

Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:

полное высшее образование;
опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
знание основ оргтехники и компьютерных программ;
хорошее знание делового английского языка.

Помощник руководителя должен разбираться в:

основных нормах делопроизводства;
основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
востребованных в офисе компьютерных программах;
деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
иерархии фирмы и её структуре;
приемах стенографии;
правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
правилах пользования оргтехникой;
стандартах делового этикета.

Помощник руководителя руководствуется:

действующими законами РФ;
внутренними документами фирмы;
пунктами данной должностной инструкции.

2. Функции

Функции помощника руководителя:

Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
Организация оптимального приема посетителей.
Помощь руководителю в планировании его делового графика.
Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
Выполнение рабочих поручений руководителя.
Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.

3. Ответственность

Помощник руководителя несёт следующую ответственность:

За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.

4. Права

Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:

Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
Визировать документы в границах своей компетенции.
Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.

ФАЙЛЫ

Зачем нужна должностная инструкция

Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.

Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.

И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.

Что нужно учитывать при написании ДИ

Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:

Общие положения.
Функции.
Права.
Ответственность.

К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.

Основные положения

Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.

Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.

Функции

Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.

Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.

Ответственность

В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.

Права

Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.

После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.