День добрый, дорогой друг!
Опыт работы — важный критерий оценки кандидата, но далеко не единственный. Если у вас нет , следует сделать акцент на чем- нибудь другом. Резонно, не так ли? Как составитьсопроводительное письмо к резюме без опыта работы?
Аналогичной тактики разумно придерживаться, если ваш опыт работы не столь впечатляющий или вовсе “зигзагообразный”. У вас же есть , помимо опыта?
На худой конец, вашим преимуществом может оказаться… само сопроводительное письмо. Вернее его форма и содержание.
Этим и займемся сегодня.
Для того, чтобы ваше письмо не проследовало транзитом в корзину, настоятельно советую обратить внимание на:
- тему письма
- наименование адреса вашей почты
Что следует написать в теме письма, мы обсуждали в отдельной
Адрес. вашей почты . Э то первое, что видит получатель.
Например так: от: [email protected]. Тема письма: резюме. Нравится?
А так: от [email protected] Тема: Параничев В.В. резюме на должность директора по персоналу.
Полагаю, нетрудно предположить, какое письмо будет открыто.
Допустимо в названии почты писать свои имя и фамилию. Например: [email protected]. Просто и со вкусом.
Письмо - бумеранг
Наша программа — минимум: составить письмо так, чтобы человек прочитал его и открыл наше . Максимум — набрал наш номер телефона и пригласил на встречу.
Для ее выполнения будем следовать следующим правилам:
- структурируем письмо в определенной логике
- используем правильные речевые конструкции
Логика письма
Давайте составим полную версию письма, когда вы пишете по электронной почте. В конце статьи, — как писать через работный сайт.
Типичная ошибка соискателей — писать сплошной неструктурированный текст. При виде такой монотонной “простыни”, желание читать пропадает напрочь.
Письмо должно быть структурированным и выдержанным в определенной логике.
Помните, насколько вы уже сейчас позаботитесь об удобстве человека, открывшего ваше письмо, — настолько сформируете первое впечатление о себе.
Структура письма состоит из следующих блоков:
- Приветствие
- Обозначьте позицию-должность, на которую вы претендуете
- Чем вас заинтересовала, откуда вы о ней узнали
- Предложите рассмотреть свою кандидатуру и приведите основания для этого
- Поясните, чем вы можете быть полезны компании
- Призыв к действию
Пример текста
(1) Здравствуйте, Анна!
Меня зовут Андрей Семенов.
(2) Речь идет о позиции специалиста отдела по работе с клиентами. Вакансия опубликована на сайте вашей компании.
(3) Эта работа интересна для меня тем, что соответствует моим планам профессионального развития, как специалиста по работе с клиентами.
(4) Прошу рассмотреть мою кандидатуру.
В 2016 году я закончил университет “............................................” по специальности “.................................................”. Средний балл — ......
Хотел бы обратить ваше внимание, что оценка по предмету “Организация работы с клиентами” — отлично.
Я проходил практику в компании “Стрела”. Содержание практики как раз соответствует требованиям вакансии. Это отражено в резюме.
Участвовал в конференции “Клиентский менеджмент” в феврале 2016 года и выступил с докладом, который вызвал интерес в профессиональном сообществе.
(5) Мне понравился сайт вашей компании, философия, ценности. Я прочитал интервью генерального директора, посмотрел видео-контент.
Анна, мне бы очень хотелось участвовать в проектах вашей компании. Развиваться в в команде профессионалов. Я хотел бы стать в своем деле одним из лучших специалистов. Полагаю, я быстро войду в курс работы и буду вносить свой вклад в общее дело. Обучаюсь я очень быстро.
Резюме я прикрепил к письму.
(6) Анна, с вашего позволения, задам вопрос:
Насколько возможно запланировать встречу на следующей неделе?
Жду вашего вашего звонка с назначением даты встречи. Мой номер телефона ниже.
Анна, если вам удобнее, чтобы позвонил я, - в четверг во второй половине дня я наберу ваш номер.
Согласны?
С уважением, Андрей Семенов , т. +7 (921)ххх-хх-хх
Цифры, заключенные в скобки, включать в текст письма не нужно, разумеется. Это номера блоков, которые мы запланировали чуть выше.
Речевые конструкции
Возможно, вы заметили, что в письме содержатся речевые обороты, которые поддерживают внимание и создают единую логическую цепь.
а) Имя
Имя используем в тексте несколько раз. Это важно. Имя — очень простой и эффективный прием для .
Если имени не знаете, крайне желательно выяснить. Безадресное письмо практически не имеет шансов.
в) Речь идет о…
О какой вакансии идет речь. Рекрутер может работать с десятками вакансий.
г) Хотел бы обратить ваше внимание…
Вы говорите о том, что у вас хорошие оценки по предмету и вы проходили практику. Это вполне может компенсировать отсутствие опыта работы.
д) Мне бы хотелось развиваться в команде профессионалов .
Небольшой комплимент компании. Он лишним не будет точно.
ж) с Вашего позволения, задам вопрос…
Сам вопрос и все, что идет за ним, — призыв к действию.
Вы хотите встретиться. И открыто об этом говорите. Но корректно и ненавязчиво.
з) Согласны?
Что бы вы подумали на месте рекрутера?
“А Почему бы и нет? Опыт, — дело наживное. Желание работать есть, логика присутствует, пишет грамотно, уже есть какие-то успехи в учебе. Это уж точно не хуже, чем опытный “специалист” с кислой физиономией и дурными привычками типичного “труженика”.
Как писать на работном сайте
На работном сайте для сопроводительного текста обычно предусмотрено отдельное поле. Понятно, что не совсем уместно писать, что «вам рекомендовали...» и откуда вы узнали о вакансии, поскольку отвечаете на сайте. Обычно вы не знаете имени . Будет здорово, если вы его выясните:
- Позвоните по корпоративному номеру и попросите соединить с НR-отделом. Там спросите, кто ведет интересующую вас вакансию. Скажут не всегда, но попытка не пытка.
- Еще вариант: Найдите любой телефон этой компании. Звоните и спрашиваете: “Это отдел персонала?” Вам отвечают “Нет”. Вы «дико извиняетесь» и просите дать телефон отдела персонала. Попутно выясняете, как зовут нужного вам человека.
Если не получиться, придется отправлять «безликое» письмо. Но схему письма-бумеранга разумно взять за основу.
Благодарю за интерес к статье.
Если вы нашли ее полезной, сделайте следующее:
- Поделитесь с друзьями, нажав на кнопки социальных сетей.
- Напишите комментарий (внизу страницы)
- Подпишитесь на обновления блога (форма под кнопками соцсетей) и получайте статьи по выбранным вами темам к себе на почту.
Удачного вам дня!
Сопроводительное письмо такого типа может понадобиться в 2-х случаях:
1) Если его должен написать выпускник, у которого еще нет опыта работы.
2) Сопроводительное письмо нужно написать человеку, который меняет профессию – по новой профессии опыта нет.
В этих 2-х случаях акценты в сопроводительном письме нужно расставлять по-разному, поэтому рассмотрим эти случаи по отдельности.
Как писать сопроводительное письмо без опыта работы выпускнику
На чем акцентировать внимание?
- тема дипломной работы (курсовых работ), если она имеет отношение к вакансии,
- опыт работы в рамках практики (например, преддипломной),
- опыт общественной/волонтерской деятельности,
- личные качества (с упором на те из них, которые важны для работодателя; какие именно – читайте в описании вакансии),
- достижения, награды (победы в конкурсах, на соревнованиях, и т. п.),
- дополнительное обучение (курсы, программы и пр.), сертификаты, полученные по результатам обучения,
- ссылки на ваши публикации, портфолио, блог. Ссылки на аккаунты в соцсетях, если вы часто пишете посты на профессиональные темы.
Почему важны именно эти пункты?
Самое слабое место выпускника – отсутствие опыта работы. Эту особенность нужно постараться компенсировать: показать, что у вас есть знания, способности, потенциал; или уже есть практический опыт, даже если он исчисляется одним месяцем работы.
Все важные моменты нужно уместить в текст объемом не более половины страницы (5-10 предложений), поэтому стоит подойти очень внимательно к информации, которую вы изложите в сопроводительном письме. Лучший ориентир – описание вакансии. Например, работодатель выделил лидерские качества как обязательные для соискателя, и у вас есть опыт работы вожатым, или вы были капитаном спортивной команды в студенческие годы. Упомяните это в сопроводительном письме.
Как написать сопроводительное письмо без опыта работы – структура
Придерживайтесь следующей структуры документа:
- Приветствие (лучше обращаться к конкретному человеку, если в объявлении указано контактное лицо; если нет, можно написать «Уважаемый работодатель!».
- Короткое представление себя (кто вы, как вас зовут, на какую вакансию вы претендуете).
- Ваш главный мотив – почему вам интересна данная вакансия.
- Аргументы, почему работодатель должен обратить на вас особое внимание (сведения об опыте практической деятельности, знаниях, достижениях).
- Выражение готовности предоставить о себе более подробные сведения.
Хорошо, если вы соберете сведения о компании или о конкретном подразделении (отделе, департаменте), и вам удастся «перебросить мостик» между ценностями компании, ее методами работы или целями – и вашими знаниями, опытом, ценностями.
Например, компания широко использует программный продукт, который вы хорошо знаете. Или компания планирует выход на Западные рынки, и вы хорошо владеете английским или другими иностранными языками. Наконец, в компании увлекаются волейболом: регулярно устраиваются соревнования, в которые вовлечено большое количество сотрудников – и вы отлично играете в волейбол.
Найдите точки, в которых совпадаете вы и работодатель – и отметьте это в сопроводительном письме.
Пример сопроводительного письма выпускника
Вакансия «Контент-менеджер» в агентстве по маркетингу и рекламе.
«Добрый день, уважаемый Владимир!
Меня зовут Людмила Иванова. Я хочу принять участие в конкурсе на вакансию «Контент-редактор» (объявление на сайте Rabota.org от 23.12.16).
В июне 2016 г. я закончила Воронежский государственный университет по специальности «Филология» (английский, немецкий, французский). Филология – мое призвание; с ранних школьных лет я хорошо писала сочинения. В 9-10 классах работала редактором школьной газеты.
За время обучения в вузе я сотрудничала с 2-мя изданиями в качестве автора статей:
- с журналом «Правильное решение» (издание о бизнесе); 8 статей на бизнес-темы, включая материалы аналитического характера,
- с онлайн-журналом «Пульс Воронеж»; более 50 статей (вела новостную колонку).
Есть опыт сотрудничества с порталом Business 2 Community : опубликовано 10 моих статей на тему карьеры (их можно просмотреть через мой профиль на этом портале ).
Я хорошо владею словом как инструментом, но мне хочется идти дальше и получить опыт в сфере управления контентом. Знаю, что в вашей студии я могла бы вырасти как специалист, поскольку вы работаете над сложными задачами и создаете успешные продукты.
В сфере управления контентом у меня пока нет опыта, но есть теоретическая база. Я подписана на новости порталов, которые регулярно делятся наработками в сфере управления контентом: [названия порталов ]. Вы направите мои усилия в правильное русло – и через полгода у вас в штате будет компетентный контент-менеджер, активный в плане самообразования и стремящийся к постоянному повышению профессионального уровня. В качестве автора статей, создающего качественный продукт, я могу выступить уже сегодня. Причем я могу создавать контент на русском и английском языке (как минимум; в случае необходимости – на немецком и французском).
Готова в любой момент ответить на ваши вопросы и рассказать о себе больше.
Резюме – во вложении.
Заранее благодарю за уделенное мне время.
Связаться со мной можно по электронной почте и по тел. [телефон].
С уважением и надеждой на сотрудничество, Людмила».
Подчеркнутые фрагменты – те, в которых будут уместны активные ссылки.
Как написать сопроводительное письмо к резюме без опыта работы при смене профессии
Сложность ситуации для человека, меняющего профессию, заключается в том, что у него фактически нет опыта по новой специальности. Смена профессии означает «обнуление» заслуг и достижений, которые были накоплены до этого момента. Отсюда – все сложности поиска работы, характерные для соискателей без опыта, в том числе – сложность в написании сопроводительного резюме, которое заинтересует работодателя.
В случае со сменой профессии, в сопроводительном письме следует сделать следующие акценты:
- Перечислите навыки и достижения, которые имеют отношение к новой профессии и к конкретной вакансии. Например, вы успешно координировали деятельность рабочей группы численностью 10 человек. Это достижение – и соответствующие навыки – которые могут использоваться в любой работе, независимо от профиля; поэтому они повышают ценность соискателя в глазах работодателя. Таких навыков можно найти достаточно много: коммуникативные, аналитические; высокий уровень владения компьютерными программами, которые широко используются; знание иностранных языков и т. д.
- Покажите, что у вас уже есть теоретическая база для успешной работы в новой профессии. Например, вы закончили обучающие курсы или выполнили несколько задач для работодателей/заказчиков в качестве фрилансера – и справились успешно.
- Подчеркните, что вы быстро обучаетесь новому. Для этого недостаточно написать, что одно из ваших личных качеств – быстрая обучаемость. Приведите пример, когда вы в сжатые сроки освоили новую информацию: например, научились использовать компьютерную программу, или освоили и использовали на практике другие рабочие инструменты, методы, техники.
- Сделайте акцент на мотивации. Подчеркните, что вы хотите получить именно эту работу именно в этой компании. Во многих случаях работодатель готов взять на работу кандидата без опыта, но с искренним желанием трудиться продуктивно.
Пример сопроводительного письма при смене профессии
Вакансия – SMM-менеджер в сети магазинов бытовой техники.
«Уважаемый Сергей!
Меня зовут Владимир Еремеев, я – соискатель на вакансию «SMM-менеджер».
В течение последних 10-ти лет я работал помощником руководителя/секретарем и переводчиком. SMM заинтересовался полгода назад, когда понял, что готов сменить профессиональную траекторию – хотелось более стабильного графика работы, меньшей зависимости от графика руководителя, при этом чтобы оставалось пространство для самореализации и принятия самостоятельных решений. Идея пришла сама собой: я понял, что мои аккаунты в социальных сетях пользуются популярностью, причем без особых усилий с моей стороны.
Полгода я изучал теорию, оставаясь на постоянной работе, и экспериментировал на практике. Закончил курсы по SMM, организованные маркетинговым агентством «Идея!» (3 месяца обучения). Создал три экспериментальные группы: в Facebook , Instagram и Twitter, и использовал полученные знания, чтобы повысить посещаемость и активность в группах. Последний конкурс, проведенный в группе в Facebook, дал прирост числа участников группы в 500% и повысил число ежедневных посещений на 250%.
Главная причина, по которой меня интересует ваша вакансия – в течение последних 2-х лет я был помощником директора компании, которая занимается дистрибуцией бытовой техники. Я хорошо знаком с особенностями бытовой техники разных производителей, я понимаю ценности и потребности целевой аудитории. Эти знания позволят мне быстро войти в курс дела и наладить эффективную коммуникацию с покупателями вашей сети магазинов.
Готов предоставить о себе более подробную информацию в удобной для Вас форме.
Мой и-мейл , мой тел. [телефон].
Заранее благодарю за время, уделенной моей кандидатуре.
С уважением, Владимир Еремеев».
Набор преимуществ, достижений, личных качеств, которые стоит отметить в сопроводительном письме, определяется индивидуально для каждого соискателя: набора универсальных «плюсов», которые убедят работодателя в ценности соискателя, не существует. Подумайте, в чем ваши сильные стороны – учитывая знания, опыт (профессиональный и жизненный), личные качества, цели и ценности – постарайтесь их связать с требованиями вакансии и напишите об этом в сопроводительном письме.
При трудоустройстве в бюджетную организацию сопроводительное письмо к резюме - это сегодня практически обязательный атрибут. Многие кадровики даже не открывают резюме, если «сопровода» нет или он составлен некорректно. Расскажем в статье, как подготовить успешное обращение и каким должна быть его структура.
Зачем нужно
Cопроводительная записка — важная дополнительная часть к анкете, которая дает возможность соискателю на вакантную должность привлечь внимание работодателя. Расскажем в статье о правилах его оформления, предоставим образец, как написать сопроводительное письмо к резюме.
Прежде чем изучить опыт работы и достижения, потенциальный работодатель анализирует поступившее к нему обращение, поэтому оно должно быть написано грамотно. По этому документу создается первое впечатление о претенденте. Шансы претендента, успешно составившего сопровод, повышаются, в сравнении с остальными кандидатами.
Плюсы и причины оформить
Наличие письма хорошо демонстрирует соответствие кандидатуры высоким требованиям стандартов бизнеса. Более того, именно оно (а не разговор по телефону) помогает в достижении целого ряда целей, к примеру:
- демонстрация навыков грамотной письменной речи;
- акцент на мотивации, что имеет значение для сотрудников, меняющих направление деятельности;
- предоставление информации о тех профессиональных сторонах и навыках работника, которые выгодны для «продажи» претендентом потенциальному нанимателю;
- индивидуальный алгоритм поиска нового рабочего места (резюме формализовано и стандартизировано, письмо поможет показать интерес к конкретной вакансии);
- возможность показать пример заинтересованности в работе в конкретной организации.
Как оформить и отправить
Письмо является документом, дополнительным к резюме. Как правило, текст направляется в то же время, что и резюме. При этом надо соблюсти ряд формальностей:
- Если вариант текста оформляется на бумажном носителе, писать его надо на отдельном листе. Реквизиты документа размещаются по правилам, установленным для оформления деловых писем:
- дата составления (число, месяц и год);
- заголовок;
- наименование;
- адрес местонахождения получателя.
- Если резюме и текст письма отправляются по электронной почте, сопроводительное письмо можно писать в теле сообщения, отметив тему события как «Резюме на вакансию».
- Текст можно отправить до направления резюме, тем самым подготовив почву, показав интерес.
- Документ можно направить сразу после отправки резюме, уточнив отдельные положения, напомнив о себе повторно.
- Текст можно направить после процедуры собеседования, что может помочь нанимателю принять решение в пользу соискателя.
Что писать в сопроводительном письме к резюме
Установленная форма отсутствует, но существует ряд общих правил, по которому можно сделать его успешным.
Хороший образец сопроводительного письма к резюме должен иметь строгую структуру:
- введение (приветствие);
- основная часть;
- заключение.
Приветствие начинается со слов «Уважаемый(-ая)…» либо «Добрый день», далее следует имя адресата. Помните, что в первом случае в конце не нужно писать «с уважением», а вот во втором, наоборот, необходимо.
Приветственное обращение должно быть индивидуальным (в случае, если имя адресата известно). Если имя неизвестно, обращение следует сформулировать в адрес специалистов конкретного подразделения.
Основная часть состоит из подразделов, в которых освещают следующие направления:
- конкретизация позиции, на которую претендует кандидат;
- пояснение интереса соискателя к конкретной позиции (новый интересный продукт, разнообразные функции, амбициозные задачи);
- описание не упомянутых в опыте, но полезных для конкретной вакансии опыта и перечня проектов, в которых участвовал претендент;
- пояснение мотивации кандидата, претендующего на должность.
Заключение содержит слова прощания, начинающиеся с фразы «С уважением», а также контактные данные кандидата.
Сопроводительное письмо должно быть небольшим по объему, но содержательным. Золотое правило — на его чтение должно уходить не больше 10 секунд.
Стиль написания — деловой. Юмор и эмоциональная составляющая приемлемы только при обращении в адрес тех компаний, у кого он является составляющим направлений деятельности.
Если сопровод направляется по электронной почте, оно оформляется в «теле» сообщения.
Анастасия Новоселова, директор по персоналу
Компании, которые ищут работников, запрашивают сопроводительное письмо с целью снизить количество неподходящих резюме и рассматривать только тех кандидатов, которые действительно соответствуют требованиям вакансии. Часто в описании вакансии рекрутеры просят указать в сопроводительном письме определенную информацию, чтобы сразу определить, имеет ли смысл читать резюме или нет. Поэтому в нельзя писать то, что отдаляет от цели. Сопровождение должно усилить резюме и добиться того, чтобы именно его рассмотрели среди десятков других.
Вот типовые ошибки, которые приводят не к усилению резюме, а к обратному эффекту:
- простой пересказ резюме;
- информацию, вступающую в противоречие с тем, что написано в резюме;
- несоответствующий стиль текста («приветик, отличная вакансия, как раз для меня» и подобные фразы);
- заполняющие пространство фразы, как «добрый день, прошу рассмотреть мое резюме» или просто «добрый день»;
- фразы, которые говорят только об ожиданиях кандидата «претендую на зарплату ХХХ руб».
И в сопроводительном письме не должно содержаться никакой конфиденциальной информации и персональных данных других людей.
Основные ошибки при составлении
Неправильно составленный текст может не только снизить общее впечатление от кандидатуры соискателя, но и вообще лишить его шансов на трудоустройство.
Фразы «по стандарту» снизят до нуля ценность и информационную наполненность. Они же могут дать понять кадровику, что письмо просто копируется для направления по различным вакансиям, следовательно, индивидуальный интерес к конкретной должности не настолько сильно проявляется.
Не нужно излагать иными словами сведения, изложенные в резюме соискателя. Специалист по набору персонала ценит свое время и тратить его на повторное изучение информации не намерен. Исключение здесь можно сделать лишь для контактной информации. Ее лучше повторить.
Такой стиль в деловой переписке недопустим. Юмор, не соответствующий культуре конкретной организации, также не создаст благоприятных впечатлений. Неформальное обращение, использование жаргона, не установленных правилами знаков препинания, смайлов — табу.
Слова общего характера. Не применяйте слов и выражений общего характера, которые не несут четкой мысли. Так, вместо «Опытный работник» используйте фразу «Я занят в сфере деятельности более 10 лет».
Ошибки орфографические и пунктуационные недопустимы для сотрудника, претендующего на вакансию. Неграмотно оформленное письмо сразу оттолкнет возможного работодателя.
Таким образом, пример успешного сопроводительного письма — это документ с такими признаками, как:
- четкая строгая структура;
- краткость и при этом содержательность;
- оформление в деловом стиле;
- отсутствие языковых ошибок различных видов.
Образец сопроводительного письма к резюме (пример hh.ru)
Предлагаем изучить на сайте пример, который в необходимой степени отвечает действующим в настоящее время требованиям.
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!
Те, кто хоть единожды сталкивался с процессом поиска работы, скорее всего, обратили внимание на пункт «добавить сопроводительное письмо». Чаще всего искатели работы игнорируют эту возможность, не понимая, насколько наличие такого дополнения может увеличить шансы соискателя на получение желаемой должности. Но как составить письмо правильно? Как заставить работодателя обратить внимание именно на вашу кандидатуру?
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
Писать или не писать
Писать или не писать сопроводительное письмо – дело каждого. Но прежде чем сделать выбор, лучше узнать побольше о том, для чего это нужно, и обращают ли работодатели внимание на подобные дополнения.
Во-первых, сопроводительное письмо – это дополнение к резюме, которое сможет создать ваш образ более корректно, оно помогает раскрыть ваши способности, и подчеркнуть тот факт, что именно такой работник как вы, нужен той или иной компании.
К сожалению, практика показывает, что большая половина соискателей пренебрегает возможностью произвести более благоприятное впечатление. Иногда мы просто настолько не уверены в себе, что не можем правильно представить свои преимущества, опасаясь произвести впечатление хвастуна и выдумщика.
Приблизительно 30% россиян активно пользуются данной опцией, веря в то, что некое дополнение к резюме увеличит их шансы на замещение той или иной позиции. И, следует отметить, они абсолютно правы. Такое мнение абсолютно обоснованно, так как данные взяты из опросов как начинающих рекрутеров, так и опытных хэдхантеров.
Специалисты по найму обращают внимание на те резюме, из которых можно почерпнуть максимум информации еще до встречи с респондентом. Это помогает им еще до собеседования отсеять не совсем подходящих людей, и, тем самым, сэкономить время, которое, как всем известно, бесценно.
Кадровики обращают внимание на личности, которые в состоянии, как бы грубо это ни звучало, продать себя. Они считают что человек, способный заявить о себе, как о профессионале, способный привлечь внимание, и убедить в своей правоте, сможет достойно представить компанию на рынке.
Более того, среди нескольких тысяч опрощенных кадровиков, более 600 ответили, что даже не просматривают заявки без прикрепленных к ним писем.
Следует отметить, что эта тенденция появилась несколько лет назад, а раньше она присутствовала только на западном рынке труда. Сейчас же, наши специалисты набрались опыта и научились оптимизировать свое время и ценить свой труд по достоинству.
Потенциальный работник также избавляется от необходимости посещения абсолютно всех собеседований, даже в тех местах, в которые он заведомо не подходит.
Учитесь ценить себя и свое время!
Что думают об этом работодатели в России
Как уже было сказано выше, современные hr- менеджеры положительно относятся к сопроводительным письмам. Особенно это касается тех должностей, которые предполагают продажи и непосредственное общение с людьми.
Есть конечно, и кадровики «старой закалки», которые могут счесть сопроводительное письмо хвастовством, но, скорее всего, таких людей не будут держать в солидных компаниях. А зачем же вам размениваться на несерьезные организации?
Учитывая повальную моду на тренинги, коучинги, и тому подобные виды личностно и профессионального развития, можно предположить, что уже через год-два полностью все работодатели будут обращать свое внимание на наличие дополнительного сопровождения.
Если вы планируете построить карьеру и добиться высоких результатов, нужно учиться составлять письма правильно. О том, как это сделать мы поговорим далее.
Выбираем стиль написания
Первое, что нужно уяснить – это соблюдение делового стиля и наличие чувства меры при составлении сопроводительного письма. Похвалить себя, несомненно, нужно. Но сделать это необходимо так, чтобы потенциальный работодатель сделал о вас нужные выводы самостоятельно.
Даже если у вас есть скрытый (или даже явный) писательский талант, отложите его до конца оформления заявки. Не стоит также употреблять сложные обороты, задавать риторические вопросы, и создавать интригу, типа: «я знаю, как продать снег…зимой…эскимосу! Хотите узнать мой секрет?» Нет, нет, и еще раз нет. Никто не оценит такого юмора, и вот это действительно очень просто принять за хвастовство и самонадеянность.
Конечно же, получив такое письмо, рекрутеру может захотеться увидеть вас своими глазами, но не для того, чтобы получить таинственный рецепт продажи снега, а для того, чтобы поставить вас на место. Да-да, и такое бывает.
Структура сопроводительного письма
С основной целью написания сопроводительного письма мы разобрались – это привлечение внимания и вызывание желания продолжить общение.
Давайте разберемся в том, как правильно структурировать письмо, для того чтобы его хотелось прочесть до конца, что значительно повысит ваши шансы на успех.
Чего делать НЕ стоит:
- Шутить. Не вздумайте травить анекдоты или писать комментарии со смайликами. Это ужасно и неуместно.
- Описывать страницы своей жизни, не имеющие ничего общего с желаемой должностью. Даже если вы носите вещи в приют и снимаете котят с дерева – не пишите этого в сопроводительном письме.
- Использовать сленговые выражения и нецензурную лексику.
- Обижать предыдущего начальника и коллектив. Фразы типа: «с предыдущей работы уволился, потому что не мог трудиться под началом хама, тирана, и тупицы», выставят в неблагоприятном свете вас, но никак не экс-босса.
- Перескакивать от темы к теме, разрушая логичность изложения.
Итак, мы разобрались с тем, чего следует избегать. Пришло время рассмотреть пример хорошего сопроводительного письма. Оно должно состоять из:
- Приветствия, для которого лучше выбрать формы «доброе утро/день/время суток».
- Указание лица, которое представлено в вакансии как менеджер или ответственное за персонал лица. Например: «Добрый день, Сергей Станиславович».
- Ссылка на место, в котором вы узнали о вакансии: «на сайте job.ru сказано, что вы находитесь в поиске руководителя торгового отдела». Если вы отправляете запрос не на электронную почту, а пользуетесь услугами официальных порталов, то указывать очевидные вещи не нужно.
- Переходим к сути дела. В двух-трех предложениях рассказываем, почему нам так хочется работать именно на эту компанию. Внимание! Не на этой должности, а именно в данной компании. Для того чтобы все сформулировать правильно, узнайте что-то о предприятии, частью которого вы намерены стать. Например: «Я бы хотел(а) стать частью вашей компании/фирмы/холдинга, потому, что мне нравится ваш подход к осуществлению продаж/ привлечению клиентов и т.д. Я считаю его наиболее эффективным и активно использовал его (хочу использовать) в работе».
- Описываем свои преимущества, не копируя все непосредственно из резюме. Лучше написать: « я подхожу для этой должности, потому, что у меня есть успешный опыт работы с данными системами/ у меня есть идеи развития бизнеса и повышения результатов».
- Вопреки стереотипам – не стоит описывать свои амбиции и «наполеоновские» планы, если конечно вас об этом не спросят.
- Исключите оправдания. Если вы были уволены или находились не у дел на протяжении какого-то промежутка времени, не стоит уделять этому внимание.
- Забудьте о шаблонах из разряда: « я легкообучаем (а), я – пластилин, лепите из меня что угодно» или « я стрессоустойчив (а) и пунктуален (а)». Это банально и попросту раздражает людей, которые вынуждены читать это каждый день. Пожалейте их.
- В заключительной части выразите свою готовность ответить на любые вопросы посредством телефона, электронной почты, или личной встречи. После этих слов, укажите все контакты. А что если они указаны в резюме? Ничего страшного, деловой этикет требует указания контактов в письме.
Правила оформления
Оформлять сопроводительное письмо нужно так, как и любую деловую переписку:
Сразу отметим что честность – это хорошо. Но рассчитывать на то, что хэдхантер прослезится от фразы: «у меня нет опыта, но я сделаю все возможное, чтоб научиться».
Да, у вас может не быть подходящего опыта, возможно, вы только что окончили ВУЗ. Это не повод отчаиваться, но и расслабляться не стоит. К любой работе нужно быть готовым, хотя бы теоретически. Изучите все, что возможно о должности, и обязательно упомяните источники в сопроводительном письме.
У меня нет официального опыта работы в данной сфере, но я работал удаленно для того, чтобы увидеть схему работы «изнутри». Посещение тренингов, и, тем более, наличие сертификатов, станет плюсом, поэтому, не забудьте упомянуть и о них.
Обоснованно похвалите подход компании, например: «Мне нравится то, что вы используете метод полного погружения в процессе изучения языков. Я считаю эту методику одной из самых действенных и с удовольствием испытал бы все свои знания на практике».
Последние штрихи
- После того, как текст набран, обязательно проверьте орфографию, на какую бы должность вы ни претендовали. Быть неграмотным – нехорошо.
- Пройдитесь по всем обязательным пунктам. Все ли на месте?
- Проверьте правильность написания электронного адреса и телефонного номера.
- Выровняйте поля и выберите подходящий шрифт. Лучше отдать предпочтение классике: Times New Roman, 12 размер.
«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма - это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю.
ПОЛЬЗА И ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя? Сопроводительное письмо:
Имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя;
Содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен;
Подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ.
Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.
ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее - Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).
■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.
К обязательным реквизитам бланка относятся:
ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
Наименование организации;
Справочные данные об организации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.
Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).
■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов. Важнейшая часть информации содержится в описании приложений. Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности.
Элементарный. Самый простой текст письма-сопровождения может выглядеть так:
Как видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том, что в адрес получателя высланы некие документы.
С обоснованием. Если направление пакета документов, прилагаемого к письму, предписывается нормативным правовым актом или соглашением между организациями, то текст сопроводительного письма начинается со слов «Во исполнение…» или другой формулировки, содержащей ссылку на норматив:
С указанием. Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами:
Таким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части:
Сообщение о направлении документов (обязательная);
Инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная).
■ Отметка о наличии приложения. Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов. В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см. Примеры 1-3).
Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.
Случай первый - простой. Если прилагаемый документ уже назван в тексте письма, в реквизите «Отметка о наличии приложения» достаточно указать только количество листов и экземпляров этого документа, например:
Случай второй - сложный. Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров. Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным. В тексте письма прилагаемые документы не называются, например:
Случай третий - полиграфический. При направлении каталога, бренд-бука, методического пособия, изготовленного в типографии, то есть любого сброшюрованного документа, количество его листов не указывается:
Случай четвертый - электронный. Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена. Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой. Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа. Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема. Не нужно забывать и об указании вида носителя, например:
Случай пятый - сочетанный. Бывают сложные письма, которые одновременно являются и информационными, и сопроводительными. Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые - еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так:
Случай шестой - описательный. Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму. Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами. Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…».
Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так:
■ Прочие реквизиты
Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива.
К обязательным реквизитам относятся:
Дата документа;
Регистрационный номер документа;
Адресат;
Заголовок к тексту;
Подпись;
Отметка об исполнителе.
Факультативными реквизитами в данном случае являются:
Визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.
ОТСЛЕЖИВАЕМ МАРШРУТ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.
2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.
3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.
4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.
5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры - убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».
6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).
7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу - вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.
8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.
9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.
10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.
11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.
Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.
ХРАНИМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА
Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.
Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень 2010):
Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов
Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 32 Перечня 2010);
Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010);
Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 34 Перечня 2010);
Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010).
Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.
РЕЗЮМЕ
1. Основная цель сопроводительного письма - подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату.
2. Сопроводительное письмо оформляется по тем же правилам, что и прочие деловые письма; особое внимание следует уделять оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения».
3. Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт.
4. Документооборот сопроводительных писем осуществляется по общим правилам работы с входящими документами, принятым в организации.
5. Сопроводительное письмо и доставленные с ним документы хранятся отдельно друг от друга в течение установленных для них сроков.
